Como a automatização de workflows transforma a rotina de concessionárias de veículos?

Para representar a automatização de workflows em concessionárias, escolhemos uma imagem onde vemos um homem e uma mulher abraçados de frente segurando uma chave. Atrás deles há um carro, eles representam o cliente feliz que conquistou o sonho do carro próprio durante um processo bem sucedido..

A automatização de workflows em concessionárias é uma estratégia vantajosa para quem deseja expandir o seu potencial e produtividade. Mas, embora pareça comum, muitas empresas ainda desconhecem o potencial do BPM e continuam tocando suas atividades diárias com planilhas, e-mails, whatsapp, chats e papel.

Se você é do ramo de concessionárias, sabe que até algum tempo atrás era comum encontrar esse tipo de estrutura nas lojas. E, mesmo sabendo que já avançamos bastante na transformação digital do setor, temos que concordar que ainda há muito o que evoluir na digitalização dos processos.

Alguns tipos de softwares, como ERP e CRM, já foram mais disseminados no meio dos negócios. Até porque, as próprias montadoras e distribuidoras especificam quais sistemas devem ser utilizados. 

Mas o que determina a eficiência da sua rede de lojas e promove a cultura de melhoria contínua não são essas ferramentas, mas sim o BPMS (Business Model Process and Notation System), sistema que é de promocer a automatização de workflows em concessionárias para preencher as lacunas deixadas pelos outros durante uma demanda e outra.

Já falamos um pouco sobre isso em outros textos aqui do blog, ao final do bloco deixaremos o link de um artigo que vai te ajudar a compreender mais. O fato é que o BPMS é a ferramenta ideal para integrar diversos sistemas, times e pessoas, promovendo sinergia entre esses elementos.

Se você trabalha ou já trabalhou em uma rede de lojas de automóveis sabe o quanto isso é importante. Aqui no Holmes nós ajudamos clientes deste segmento a terem mais controle, organização e integração nos seus processos.

 Por isso, hoje eu quero te apresentar brevemente dois grupos de processos que mais se beneficiam da automatização de fluxos em concessionárias de veículos.

 

Leia também: O que é BPM, BPMN e BPMS e para que serve cada um?

 

Processos de faturamento

Os processos de faturamento em concessionárias estão intimamente ligados às vendas dos veículos. Antes de faturar no ERP, logo após concretizar o negócio, algumas etapas devem ser realizadas.

É nesse intervalo que acontecem os grandes erros nos processos de faturamento de concessionárias. E este é um daqueles fluxos delicados, que afetam diretamente o atendimento ao cliente.

Neste segmento, mais importante que um bom preço é ter um bom atendimento. Por isso, tantas concessionárias têm buscado modernizar seus processos de faturamento.

Mas o que há de diferente entre os fluxos de faturamento em concessionárias comparados aos de outras empresas? Bem, no caso das lojas de automóveis o processo de faturamento pode variar, dependendo de cada negócio.

Há vendas que envolvem financiamento, outras tem um seminovo na troca, e por aí vai. Dependendo do negócio, a venda pode envolver uma média de 50 documentos. 

A documentação exigida varia de acordo com as condições do comprador. As verificações do veículo vinculado são indispensáveis para evitar futuros contratempos para a loja.

Todo esse fluxo, geralmente, não é automatizado pelos ERPs, talvez porque os fornecedores desse tipo de sistema não têm interesse prioritário em atender essas demandas, então cobra-se caro para automatizá-las, e quando fazem, o cliente fica dependente do fornecedor para qualquer alteração o que torna a solução muito robusta e inflexível.

Por outro lado, usar planilhas e e-mails para suprir essas lacunas deixa o processo de faturamento mais lento e suscetível a adulterações. Isso pode ser arriscado para o negócio, já que abre brechas para erros. 

Uma ferramenta como o Holmes pode ajudar a agilizar o fluxo de informações e checagens, permitindo que o seu time tenha mais tempo para se concentrar em atender bem os clientes e garantindo um processo mais fluido e controlado.

Processos de pagamentos

Os processos de pagamentos em concessionárias também costumam ser melhor executados com o auxílio de ferramentas BPMS. Isso porque, em grupos de concessionárias podem existir diferentes centros de custos e os fluxos ajudam a direcionar cada conta para o centro correto.

Além disso, é interessante estabelecer etapas de checagem e aprovação para ter mais controle dos pagamentos realizados a prestadores de serviços, assim, assim é possível evitar duplicidades e acertos indevidos.

Os pagamentos, muitas vezes, precisam ser justificados, e isso é feito através de documentos, como notas fiscais, comprovantes, boletos, faturas, etc. Os fluxos automatizados ajudam a organizar essas evidências numa linha facilmente rastreável.

O Holmes também coleta dados de notas fiscais de fornecedores automaticamente. Através da integração de notas fiscais é possível configurar fluxos específicos que iniciam processos a partir da entrada da NF facilitando o trabalho de checagem e controle desses documentos.

Isso é apenas uma das coisas que podemos fazer em fluxos de pagamentos de concessionárias. Cada negócio sempre terá suas próprias características, mas é interessante observar como toda concessionária realmente precisa ampliar a eficiência desses dois grupos de processos.

 

Um case para recordar

Que bom que você chegou até aqui, esperamos que esse texto tenha feito sentido para o seu negócio. Agora, aproveite para ver o case do grupo de concessionárias GNC, que implementou o Holmes em diversos processos da rede para ter mais organização nos processos do dia a dia.