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Veja como o holmes ajudou a construtora São José a agilizar a circulação de documentos!

Veja como o holmes ajudou a construtora São José a agilizar a circulação de documentos!

São José

Com mais de 37 anos no setor de construção civil, a Construtora São José conquistou reconhecimento no segmento de alto padrão pela excelência de seus empreendimentos e pela política de respeito e seriedade que mantém com seus clientes e parceiros.

Matriz

São Paulo - SP

Segmento

Construção

O que você vai aprender neste case?


Se você é responsável pela gestão de uma construtora deve saber melhor do que ninguém que os processos podem se tornar bastante complexos quando envolvem:

diversos participantes distribuídos entre áreas, obras, unidades e backoffice;
grande volume de documentos.
Neste cenário é difícil ter processos ágeis e eficientes e muitas construtoras acabam adotando práticas que não são as melhores, ou seja, adotando ferramentas mal implementadas tecnologicamente (planilhas, e-mail, malotes…)

No case a seguir você verá como a construtora São José resolveu esses problemas com o holmes ganhando agilidade e facilitando o acesso aos documentos.

Veja como essa solução pode ajudar a sua empresa também!

Sobre a São José


Com mais de 37 anos no setor de construção civil a Construtora São José trabalha na construção de obras de ‘altíssimo padrão’ espalhadas por todo o território nacional.

A empresa é familiar e vem intensificando a sua participação e presença no território brasileiro com construções como hotéis, loteamentos, shopping centers e outlets em 10 estados.

Apesar de estar no mercado há tantos anos, está reformulando seus processos e implementando novas soluções para otimizar seus processos.

Acesse o link para conhecer mais o seu trabalho:

Cliente desde 2013, com mais de 379 mil documentos no holmes.

O desafio


A princípio o objetivo da construtora São José era resolver o problema relacionado à logística da documentação recebida nas obras. Por ter um volume muito grande de documentos era importante ter uma biblioteca digital que permitisse descartar aquilo que fosse possível e diminuir a necessidade de guarda dos arquivos físicos.

O problema é que a simples guarda de documentos não resolveria a questão da gestão de documentos. Vou dar um exemplo:

Sempre que uma mercadoria chega à obra os responsáveis realizam uma conferência para confirmar se está tudo certo, o documento usado para apoiar esta conferência é justamente a NF. Estando tudo certo os responsáveis assinam a NF e autorizam o pagamento.

Antes do holmes esse processo era feito de forma completamente manual.

Após a conferência as notas eram agrupadas e encaminhadas via malote ao departamento financeiro onde os pagamentos seriam programados, levando até 7 dias para chegar. O desafio era diminuir o tempo que as informações desses documentos demoravam para chegar aos departamentos interessados. Vamos ver o que conseguimos?

A solução


O holmes começou a atender a São José atuando como um repositório para centralizar a documentação que havia nos processos. Hoje a ferramenta atende diversos departamentos no apoio à gestão dos documentos e da administração das obras.

Aqui estão alguns exemplos de uso da ferramenta na construtora:

Controle da documentação de terceiros (subcontratados);
compartilhamento de informações para prestação de contas;
fluxos de aprovações de pagamentos;
guarda de documentos;
gerenciamento de notas fiscais;
cadastro de fornecedores.
Com o holmes as notas usadas para validação da chegada das mercadorias são digitalizadas e colocadas diretamente nos fluxos, assim que o departamento financeiro recebe a documentação os pagamentos são programados, o que agiliza os fechamentos e faz com que os processos sejam mais ágeis e eficazes.

Essas notas poderiam ser enviadas via e-mail? Sim, mas o que acontece quando você tem um volume gigantesco de chegada de notas em uma caixa de e-mail? A resposta é simples você corre riscos, e-mails podem se perder ou passar despercebidos e é difícil responsabilizar a pessoa que o recebe se você simplesmente não tem certeza que ela viu a documentação ou não.

Com o holmes a construtora São José automatizou os processos com simplicidade e criou um padrão de como são feitos, em casos de ausência de pessoal fica mais fácil buscar o histórico de tudo o que foi realizado e o que está pendente. Além disso, todos os documentos que são importantes estão armazenados com segurança e podem ser localizados em apenas alguns cliques, o que permite muito mais segurança e agilidade em relação à guarda e gestão dos documentos.

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