Reading:
Como a Saeng agilizou os fechamentos financeiros e contábeis em 60% com a ajuda do holmes.

Como a Saeng agilizou os fechamentos financeiros e contábeis em 60% com a ajuda do holmes.

SAENG

A Saeng Engenharia é uma construtora especializada em obras comerciais e corporativas. Com mais de 30 anos de atuação e projetos realizados em todo o território nacional, a Saeng é referência em seu mercado, reconhecida pela excelência na execução de suas obras.

Matriz

São Paulo - SP

Segmento

Construção


O que você vai aprender neste case?

Se a sua empresa sofre com atrasos nos fechamentos mensais (fiscal, financeiro ou contábil) porque os documentos ou informações demoram muito para ficar disponíveis aos departamentos, continue a leitura deste case.

Veja como a Saeng trabalhou junto com a equipe especializada do holmes para diminuir o uso de papel em seus processos, agilizar a circulação da papelada e centralizar tudo em um único lugar para fazer os fechamentos dentro do prazo.

Veja como essa solução pode ajudar a sua empresa também!


Sobre a Saeng

A Saeng Engenharia é uma construtora especializada em obras comerciais e corporativas com mais de 30 anos de atuação e projetos realizados em todo o território nacional.

É cliente holmes desde 2016 e atualmente possui 8 workflows e 31 usuários.


O desafio

Para cada obra executada pela Saeng cria-se um centro de custos, que é basicamente o conjunto de despesas referentes ao projeto em questão. Com isso temos uma série de notas fiscais de fornecedores e prestadores de serviços que precisam chegar ao departamento financeiro e à contabilidade.
O problema é que as obras, que são a origem de toda a documentação que estamos falando, estão espalhadas por todo o Brasil e sem uma ferramenta própria para gestão e guarda dos arquivos era muito difícil centralizar tudo no mesmo lugar para que as apurações fossem realizadas em tempo hábil. Entre os documentos temos:

  • Notas fiscais de serviços;
  • Comprovantes de recebimento de mercadoria;
  • Comprovantes de pagamentos de clientes;
  • Imagens das mercadorias recebidas;
  • Documentos relacionados à engenharia;

Antes do holmes todos os processos que envolviam notas fiscais, comprovantes de recebimento de mercadorias e outros documentos eram feitos de forma manual. O envio ao escritório se dava através de malotes e suas conferências eram feitas com carimbos.
Obviamente esses trâmites eram suscetíveis a erros humanos que poderiam comprometer a rotina das áreas interessadas. Era comum acontecerem extravios de documentos, que causavam atrasos nos processos de pagamento.
Diante desse cenário os administradores decidiram buscar uma solução para a guarda dos documentos, assim poderiam eliminar papel e facilitar o acesso aos arquivos, principalmente para a contabilidade, centralizando tudo no mesmo lugar.


A solução

A Saeng já utilizava um software ERP específico para setor da construção civil, então a princípio a intenção era usar o holmes apenas para guarda de documentos. No entanto, quando perceberam que poderiam criar fluxos com facilidade, sem depender de customizações caríssimas, para atender áreas que o ERP não atendia bem, começaram a utilizar nosso Workflow para aprovações de pagamentos que precisavam passar por diversos departamentos e responsáveis.

Antes do holmes o tempo de envio das notas fiscais chegava a 12 dias e com isso os fechamentos mensais demoravam muito mais, hoje em até 5 dias as notas já estão em fluxo de aprovação, uma redução de 60% no tempo que as informações levam para chegar ao destino final.

Dessa forma a ferramenta:

  • agilizou significativamente o acesso às informações,
  • reduziu a utilização de papel,
  • eliminou a necessidade de envios de malotes e
  • permitiu um planejamento mais eficiente dos fechamentos fiscais e contábeis.

Isso significa: rotinas mais organizadas, menos gargalos, pagamentos mais rápidos e, consequentemente, menos risco de multas e juros por atrasos. Além disso, a Saeng se beneficia dos relatórios que os sistema oferece para levantamento de indicadores importantes, como por exemplo, o relatório de notas de compras de mercadorias para prestação de contas aos clientes.


“O principal benefício que o holmes nos trouxe foi a velocidade na tramitação das notas e a precisão do seu paradeiro, a rastreabilidade. Hoje nós temos total controle dos processos e podemos cobrar os responsáveis. Além disso, nossa contabilidade consegue planejar melhor os fechamentos, já que eles têm acesso às notas mais rápido.”

Comentários do Facebook

Related Stories

Veja como o holmes ajudou a construtora São José a agilizar a circulação de documentos!

Read Story
Arrow-up