Você chega na empresa, dá de cara com uma pilha de atividades e percebe que não existe nenhuma possibilidade de conseguir fazer tudo. E mesmo que você feche a porta da sua sala, deixe de ir no happy hour, não durma e coloque a sua melhor playlist de inspiração e foco, ainda vai continuar com tarefas inacabadas em sua lista. Se essa situação te soa familiar é sinal que você não tem organizado bem sua rotina e isso prejudicado a sua produtividade. Mas não se culpe por isso, afinal, entender como organizar as tarefas no trabalho pode ser um grande desafio.
Infelizmente não há uma fórmula mágica que suma ou conclua instantaneamente metade de sua lista de tarefas. Mas existem algumas ações que podem te ajudar a organizar as tarefas do trabalho de maneira simples e colocar a sua rotina em ordem. Assim você mantem seus prazos e distância segura do stress de um dia a dia desorganizado.
Quer saber quais ações são essas e como colocá-las em prática? Continue lendo!
Como organizar as tarefas no trabalho
Organizar as tarefas no trabalho é como ter um norte sobre tudo o que precisa executar e suas prioridades. Ter esse rumo evita o desperdício de tempo, a ociosidade e, é claro, a improdutividade.
Vamos conhecer 8 ações que podem te ajudar nessa jornada:
1- Separe o urgente do não urgente
Primeiramente, você precisa organizar a prioridade de suas tarefas. O que está na sua lista que realmente precisa ser feito hoje e o que não tem um prazo tão definido?
No dia anterior faça uma lista de tudo o que precisa fazer no dia seguinte, depois pegue um marcador e destaque apenas o que você realmente precisa terminar aquele dia. Isso permitirá que você volte sua atenção apenas aos itens de ‘vida ou morte’ que devem estar no topo da sua lista de prioridade.
A Matriz de Eisenhower pode te ser útil nesse processo. Ela te ajuda a separar suas tarefas em quadrantes, indo do mais urgente, para o que pode ser descartado. Essa eliminação não só dará um foco mais claro de onde você deve focar sua energia e atenção, mas também removerá o risco de você sabotar sua própria produtividade focando em atividades que não fazem sentido.
Nosso cérebro tem a tendência de confundir um real e produtivo trabalho com aquelas outras pequenas tarefas fáceis e sem sentido. Por isso, ao tirar essas tarefas desnecessárias da sua mente (e para fora da sua lista de tarefa), você direciona suas forças ao que realmente importa.
2- Delegue o que não exige sua atenção pessoal
Com uma lista mais enxuta e organizada é chegada a hora de delegar.
Esse pode ser um momento difícil, principalmente se você for um profissional que tende a centralizar as atividades do seu departamento. Mas saiba que, manter tudo sob sua responsabilidade não só sabota a sua produtividade, como priva seus subordinados de te ajudar e aprender com você.
Então, quando estiver organizando sua lista de tarefas, separe as atividades que podem ser delegadas e mostre que confia no desempenho do seu time.
Lembre-se que, você não trabalha sozinho e parte de manter a organização das tarefas no trabalho vêm de não assumir todas elas. Delegue e tenha tempo para se dedicar ao máximo no que depende de você.
3- Crie metas
Agora que você organizou suas lista e delegou algumas de suas atividades, é hora de criar algumas metas.
Ao listar todas as atividades previstas para o dia, leve em consideração a sua velocidade de execução, sem deixar a qualidade de lado. Por exemplo, uma de suas atividades é concluir a folha de ponto dos colaboradores. Essa é uma tarefa que exige concentração, então separe um tempo maior em sua lista para concluí-la.
Para saber como organizar as tarefas no trabalho da melhor forma, é preciso fazer uma boa gestão do seu tempo. Por isso, saiba separar o que realmente exigirá muito de você e o que é possível terminar em poucas horas. Com essas metas você potencializa a sua produtividade e o seu foco.
4- Faça uma tarefa por vez
Como citei acima, existem algumas atividades que exigem mais tempo para serem concluída e, na ansiedade de finalizar a lista com rapidez, podemos acabar assumindo várias coisas ao mesmo tempo. Isso até pode soar como produtividade, mas na verdade prejudica a qualidade das suas entregas.
A máquina do tempo ainda não foi inventada e é preferível garantir um trabalho bem feito para depois seguir com outras tarefas. Então, usando sua lista e checando as prioridades, defina o que você desenvolverá primeiro. Não adianta tentar uma atitude heróica e querer ser multitarefa.
A nossa mente, diferentemente de uma máquina, só pode se concentrar em uma única coisa por vez. Por isso quando você decide fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo, o que acontece é uma alternância de foco. Isso pode ocasionar em retrabalho, o que é totalmente improdutivo quando o assunto é organizar as tarefas no trabalho.
Dessa forma, priorize a qualidade e faça uma tarefa de cada vez com atenção e responsabilidade.
5- Agrupe assuntos relacionados
Outra dica de como organizar as tarefas do trabalho é agrupar assuntos relacionados para serem abordados em um mesmo dia.
Vamos supor que em sua lista de hoje, você tenha atividades como:
- Verificar apontamentos;
- Fechar folha de ponto;
- Calcular banco de horas ;
- Iniciar folha de pagamento.
São atividades da mesma natureza que podem ser feitas de forma sequencial. Então, ao invés de deixá-las separadas em sua lista de atividades, você deve agrupá-las. Assim, você pode iniciá-las e concluí-las em um mesmo momento. Com isso você maximiza
a sua produtividade e mantem a sua lista organizada.
6- Não procrastine
Não deixe para amanhã o que você pode fazer sumir da sua lista hoje. Protelar o que você precisa fazer afeta negativamente sua saúde e qualidade de vida em longo prazo.
Procrastinar é um vício comportamental nocivo. Há duas atitudes radicais para não procrastinar:
- Não assumir aquilo que você não tem segurança em realizar;
- Desmembrar uma tarefa em ações menores e realizar o possível no prazo, e o restante em um prazo muito próximo e não adiável.
Claro que, no final do dia, quando existem apenas atividades não tão urgentes em sua lista é natural querer deixá-las para amanhã. Afinal, são tarefas fáceis que você pode muito bem terminar em poucos minutos. Mas, lembre-se que amanhã existem novas atividades e para manter a organização de suas tarefas, você não deve encaixar o que já deveria ter sido concluído
Então, mantenha-se focado e pense em como será satisfatório notar que toda a sua lista do dia foi concluída com excelência. Isso te motivará não só a não procrastinar, mas a continuar a seguir nessa jornada organizada.
7- Faça pausas
Se o trabalho está fluindo bem, às vezes parece uma boa ideia estender a produção por 8 horas direto, mas nosso corpo não funciona exatamente assim. As pausas ao longo do expediente contribuem para aliviar e refrescar sua mente.
Sabe aquele momento que você já não consegue pensar mais? São esses que exigem uma pausa para o seu cérebro. Mas lembre-se de não lotar a sua lista com pausas desnecessárias ou muito longas.
A técnica pomodoro pode te ajudar a encontrar o melhor momento para parar. Isso porque, essa técnica propõe uma divisão das atividades em intervalos de 25 minutos. Durante esses bloquinhos de tempo, uma determinada tarefa deve ser realizada ininterruptamente. Ao fim de cada período, é feita uma pausa de 5 minutos e, ao final de cada 4 blocos de 25 minutos, uma pausa de 30. Ou seja, você se mantém focado por 25 minutos e faz uma pausa de 5, voltando ainda mais focado. Se quiser saber mais sobre essa e outras técnicas de gestão de tempo e concentração, dá uma olhadinha nesse artigo: 10 aplicativos de gerenciamento de tempo para ajudar na produtividade! e também nesse vídeo:
Como organizar as tarefas no trabalho utilizando a tecnologia a seu favor?
Existem diversos aplicativos que podem te ajudar a organizar suas tarefas e aumentar ainda mais a sua produtividade.
Muitos até parecem ser semelhantes à primeira vista, no entanto, pequenas diferenças garantem que haja um ajuste perfeito para cada uma de suas necessidades.
Neste contexto, fiz uma lista com os meus favoritos, assim você pode usá-los em conjunto com as dicas acima!
Vamos conhecê-los:
1- Trello
Disponível para iOS Android e Desktop, o Trello é um dos gerenciadores de tarefas mais conhecidos. Inspirado na metodologia Kanban, ele permite a criação de colunas e cartões, que representam as tarefas que você precisa realizar. é possível organizar os quadros e listas como quiser, mas um dos métodos mais conhecidos para ser organizar tarefas diárias no trello é criando lista como “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”.
Cada cartão pode receber tags de cores diferentes, além de data e horário para entrega, anexos de documentos, links, imagens e outras informações.
O funcionamento é bem simples: à medida em que as tarefas são concluídas, os cartões podem ser movimentados para as próximas listas. Com ele a visualização e gerenciamento de tarefas fica mais transparente, simples e muito fácil de organizar.
2- Evernote
Tão bom quanto o Trello, o Evernote é um dos pioneiros em gerenciamento de atividades e funciona como um verdadeiro dossiê de como organizar suas tarefas diárias.
Ao criar sua lista, o usuário pode adicionar algumas etiquetas personalizadas, de modo a diferenciar cada item. Também é possível inserir mensagens de voz e imagens de todos os documentos relacionadas a tarefa. Ou seja, ao longo da execução de uma tarefa, você pode reunir tudo o que for pertinente a ele, em um só local.
Apesar da versão gratuita ser bem completa, o app disponibiliza uma versão premium e business, que reúne funcionalidades extras como: digitalização de documentos, pesquisas em PDF, pesquisas nas notas escritas à mão, dentre outros.
3- Google agenda
Nada mais útil do que organizar suas tarefas diárias com uma agenda, certo? Quando a agenda é virtual e sincronizada com seu e-mail, as funcionalidades e benefícios podem ser ainda maiores.
É exatamente o que faz o Google Agenda. Com ele, você adiciona os compromissos, define horários específicos – ou um período inteiro – e recebe notificações como lembrete.
Caso a tarefa envolva outras pessoas, por exemplo, é possível enviar convites via e-mail e solicitar a confirmação da presença. O app, que também pode ser acionado pela interface do Google no desktop, está disponível para Android e iOS.
4- Any.do
Suas “to do lists”, jamais serão as mesmas depois que você conhecer o Any.do. O aplicativo permite a criação de listas de afazeres de uma forma simples e intuitiva e sem nenhuma muita complicação.
Ele é perfeito para quem busca uma agenda com pegada mais simples. Isso porque, o calendário, semelhante ao Google Calendar, permite a organização de tarefas por dia, semana ou mês. Você pode adicionar notificações e personalizadas – de acordo com a duração da tarefa, por horas ou dias inteiros.
5- Tomato-timer
E se você curtiu a técnica pomodoro e quer começar a utilizar no seu trabalho, Tomato-timer é uma ótima opção.
Simples e com interface limpa, para utilizá-lo não é preciso instalar nada, apenas entrar na url e dar play no timer. Para avisar que o tempo acabou, o site emite um sinal sonoro para o seu fone de ouvido e uma notificação no canto de sua tela. Simples e discreto.
6. Holmes
A maioria dessas ferramentas que mencionei antes funcionam super bem mais para a organização pessoal ou equipes pequenas, com projetos simples. Porém, para gerir projetos mais detalhados, envolvendo diferentes departamentos, com definição de regras de negócio e melhores oportunidades de automação é mais recomendado investir em ferramentas mais robustas e personalizáveis. E o Holmes é uma dessas ferramentas.
Ele é tão fácil de utilizar, porém com muito mais oportunidades. Com o Holmes é possível criar fluxos de trabalho mais produtivos, estimular a integração entre os departamentos da sua empresa, centralizar todas as demandas em uma única plataforma entre outros benefícios.
Já sabe como organizar as tarefas no trabalho de forma mais eficiente agora?
Não tem muito segredo, muito menos uma fórmula mágica, basta seguir nossas dicas, somadas as tecnologias que citei aqui e pronto! Rotina organizada e produtiva.
Vale ressaltar que, tudo o que citei aqui ajuda muito, mas não funciona sozinho. É preciso que você tenha disciplina e, caso não acerte de primeira na organização de suas as tarefas no trabalho, não desista! Leva tempo para pegar o ritmo, afinal, organização tem muito a ver com o hábito, por isso, mantenha a periodicidade, combinado?
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