Quando os colaboradores de uma empresa não são devidamente treinados no uso dos sistemas utilizados pela organização, isso não só sobrecarrega a equipe de TI com chamados desnecessários, como despontencializam o uso das ferramentas em si. Isso pode causar impactos significativos à segurança e lucratividade do negócio como um todo. Por isso, o treinamento para usuários de TI é algo que não deve ser negligenciado.
Essa ação assegura o melhor uso das tecnologias e ferramentas do dia a dia, tornando o trabalho do TI muito mais assertivo, além de contribuir com o aumento da produtividade dos usuários e, consequentemente, a diminuição de gargalos operacionais.
Para entender melhor como a falta de treinamento ao usuário impacta o seu negócio e como evitar que isso se torne um problema sério em sua empresa, continue lendo!
Como a falta de treinamento para usuários de TI pode impactar negativamente um negócio?
Quando um colaborador é apresentado a uma nova ferramenta, mesmo que ela tenha
a finalidade de ajudá-lo a melhorar suas atividades e processos diários, se ele não saber exatamente como utilizá-la, vai acabar gastando muito mais tempo manuseando a plataforma e tentando aprender ou fazendo as coisas de maneira errada, do que cumprindo as suas atividades, de fato.
Outra consequência da falta de treinamento, é a constante procura por ajuda, o que prejudica o trabalho da gestão de TI. Isso porque, é comum para o suporte de TI de uma empresa receber chamados referentes a assuntos simples, que demonstram a falta de treinamento do usuário. Por exemplo, concluir uma tarefa, mandar um email ou visualizar o fluxo de uma atividade. Dessa forma, o profissional de TI acaba comprometendo a sua produtividade e o seu dia auxiliando e resolvendo esses chamados, ao invés de dedicar-se a atividades estratégicas do setor. Isso impacta, não só a lucratividade, como a capacidade de inovação do negócio.
Ou seja, somente conhecendo bem a ferramenta e suas funcionalidades, o usuário será capaz de usufruí-la por completo, aproveitando cada uma das suas funções e tornando-se mais ágil e produtivo. Tudo isso consequentemente, reflete no sucesso da empresa.
Por que investir em treinamento para usuários de TI?
Além de melhorar o uso da força de trabalho da TI e tornar mais assertivo o trabalho dos demais colaboradores, o treinamento para usuários de TI, oferece inúmeras vantagens, como:
- Agilidade aos processos;
- Melhor uso do tempo;
- Menos retrabalho e tickets para o suporte;
- Redução de custos e despesas operacionais;
- Melhor atendimento aos clientes;
- Diminuição de problemas como dados apagados, vazados ou comprometidos devido ao mau uso;
- Confiança e autonomia ao usuário;
- Protege o negócio contra ciberataques e invasões a sua rede;
- Redução de gastos na área de TI;
- Aumento da vida útil dos recursos de TI;
- Aumento da performance e resultados do negócio.
Como realizar o treinamento para usuários de TI de forma eficiente
Como pode ver, o treinamento para usuários de TI ajuda a resolver uma série de problemas e gargalos. Então, confira algumas dicas que podem ajudar a realizar essa ação de forma eficiente.
1- Faça um levantamento
Para que um treinamento para usuários de TI aconteça de maneira eficiente é necessário, antes de tudo, fazer um levantamento dos principais problemas da empresa referente ao uso das ferramentas. Para isso, você pode começar fazendo alguns questionamentos:
- Qual assunto gera mais chamados ao suporte?
- O que os colaboradores julgam ser difícil de fazer ou entender na ferramenta?
- Como os usuários utilizam a plataforma?
- Qual o fluxo de trabalho?
- Existe algum recurso do sistema que está sendo mal utilizado?
Esse levantamento pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso do treinamento. Respondendo essas perguntas, será possível criar uma ação mais assertiva e focada nos problemas reais que as equipes enfrentam. Assim, você será capaz de otimizar mais o trabalho da TI.
2- Entenda o usuário
Preocupe-se em checar qual a familiaridade dos usuários com o dialeto do TI, qual o grau de conhecimento sobre a ferramenta em questão, assim como o nível hierárquico deles. Afinal, nem sempre as páginas e seções que o gestor utiliza, são as mesmas de sua equipe.
Neste contexto, se possível, procure separar e criar treinamentos para usuários de diferentes níveis. Isso torna a ação mais acessível e quebra qualquer barreira que possa existir entre o usuário e a disposição para utilizar a ferramenta.
Tenha sempre em mente que o objetivo é ensinar a todos a usufruir das possibilidades da ferramenta e, para isso, é fundamental que o usuário entenda perfeitamente o que é dito e mostrado.
3- Divida o treinamento
Não dá pra chegar de cara e mostrar tudo o que a ferramenta faz. O objetivo é: treinar o colaborador sobre o uso, funcionalidades, fragilidades e vantagens da ferramenta. Tendo isso em mente, divida esse objetivo final em microobjetivos. Ou seja, separe o treinamento em partes, para que a cada encontro o usuário saia com um aprendizado novo.
Além disso, um treinamento longo e cheio de temas, torna o aprendizado mais lento e difícil. Afinal, o cérebro de um ser humano só consegue se manter realmente focado, por no máximo 90 minutos. Ou seja, nada de treinamentos extensos.
4- Estabeleça um objetivo
Agora que você já realizou o levantamento, entendeu a linguagem do seu público alvo e dividiu o treinamento em partes, é hora de estabelecer alguns objetivos específicos que você deseja alcançar.
Lembre-se que esses objetivos devem ser bem específicos e estabelecidos sempre partindo do levantamento que fez no primeiro tópico, para que você consiga mensurar os resultados do treinamento ao final.
Por exemplo, se um dos seus objetivos é diminuir a abertura de chamados e aumentar a produtividade dos usuários, elabore-o de forma clara e específica, mais ou menos assim:
Objetivo 01: diminuir a abertura de chamados das equipes em 50% no período de 3 meses.
Um outro objetivo poderia ser:
Objetivo 02: Tornar as equipes 30% mais produtivas no período de 6 meses.
Quando for estabelecer os objetivos do treinamento para usuários de TI, lembre-se de pensar de forma racional, colocando metas que possam ser alcançadas. Até porque, ninguém vira um especialista da noite para o dia.
5- Defina como será realizado
É necessário pensar como será a execução do treinamento e a forma mais fácil de realizá-los de acordo com a realidade, disponibilidade e necessidades da empresa.
Por exemplo, você pode escolher se vai ministrar o treinamento de forma presencial ou a distância, utilizando a internet, vídeos e outras tecnologias. Além disso, é importante pensar se existe um espaço específico no próprio local de trabalho e se é possível utilizá-lo neste momento.
Outro fator que deve ser pensado é na criação de um material para auxiliar no treinamento, como uma apresentação em powerpoint, um vídeo tutorial ou um script simples de seguir e que não deixará os usuários perdidos durante o treinamento.
Dessa forma, o que quero dizer aqui é: prepare-se para o treinamento. Pense em tudo, até nos mínimos detalhes, afinal, o sucesso dessa ação beneficiará a empresa como um todo, porém, principalmente os profissionais de TI e suporte.
6- Documente
Por fim, não esqueça de documentar cada etapa do treinamento. Você pode criar um arquivo com as principais questões e como resolvê-las. Uma boa dica também é criar um POP ( (Procedimento Operacional Padrão) ou um guia com os pontos mais relevantes acerca do uso da ferramenta, de modo a orientar os usuários para o melhor uso possível.
Os profissionais podem escrever os tópicos fundamentais dos sistemas e dispor tudo isso em páginas com links para facilitar o acesso. Desse modo, os colaboradores podem executar um auto atendimento sempre que houver alguma dúvida, como em um FAQ .
Para tornar esse documento ainda mais assertivo é preciso se comprometer a atualizá-lo com frequência. Sempre que uma atualização for feita ou qualquer nova funcionalidade for inserida, adicione ao documento. Isso ajudará a tornar o processo de aprendizagem mais eficiente. Isso reduzirá a procura pelo TI, aumentando assim a autonomia e produtividade do colaborador.
Agora é colocar em prática
Espero que as dicas mencionadas neste artigo tenham te ajudado a entender as vantagens de treinar seus colaboradores sobre as ferramentas que utilizam.
Vale dizer que os treinamentos para usuários de TI são super necessários para otimizar o uso de uma ferramenta. No entanto, ao escolher um sistema para sua empresa, opte pela combinação: poder e simplicidade. Ou seja, escolha uma plataforma que supra as necessidades do negócio com uma usabilidade intuitiva e fluida, ou seja: totalmente user-friendly. Além disso, opte por fornecedores que tenham um bom time de Sucesso de Cliente, capaz de prestar treinamentos e suporte eficientes para sua empresa, tornando, desta forma, braço direito do seu time de TI. Fica a dica!
