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Sistema ERP: Como turbinar a sua solução, sem torná-la muito cara!

Sistema ERP: Como turbinar a sua solução, sem torná-la muito cara!

19 de novembro de 2019

Um sistema ERP pode solucionar diversos problemas dentro das organizações… mas como você deve imaginar, apesar de ser uma ferramenta muito poderosa, não é solução para tudo, e nem tem que ser.

Segundo 3ª edição da Pesquisa Panorama Mercado ERP Brasil 2017/2018, mais de 20% dos entrevistados manifestaram algum grau de insatisfação com o sistema ERP utilizado até então.

Além disso, a cada 1000 empresas 160 estavam decididas a trocar de sistema em pouco tempo. A questão é:

Por que será que isso acontece? Por que tantas empresas estão insatisfeitas em linhas gerais com seus ERPs?

É sobre isso que vamos falar hoje.

Se você já usa um sistema ERP na sua organização vai reconhecer algumas das situações que vou citar no decorrer deste artigo.

Eu vou te mostrar como turbinar o seu pacote de soluções para atender os processos que o seu ERP NÃO está dando conta de controlar.

Vamos nessa?

Relembrando… o que é ERP e para que serve?

Enterprise Resource Planning, o famoso ERP, pode ser explicado como um sistema de gerenciamento de negócios que trabalha no planejamento integrado de recursos, como o próprio nome diz.

O ERP tem como principal objetivo automatizar a gestão empresarial, desde as operações elementares das empresas até os níveis mais estratégicos, reduzindo custos, aumentando a produtividade e o poder gerencial dos gestores.

Ele faz isso integrando diferentes áreas da empresa e centralizando dados na mesma base, o que facilita o fluxo de informações entre departamentos para orientar decisões de negócios.

Ou seja, com um sistema ERP as empresas distribuem informação gerencial em tempo real para quem precisa consumir esse tipo de conteúdo na tomada de decisão.

Pode ser composto por um ou vários softwares, com um conjunto de aplicativos integrados que possibilita coletar, armazenar, gerenciar e interpretar dados de diferentes processos de uma empresa.

Vantagens

O ERP ajuda as organizações a se livrarem de sistemas e processos discordantes, sob a forma de um pacote de ferramentas unificadas que dá aos participantes acesso a um banco de dados único e compartilhado.

Isso visa eliminar a duplicação desses dados, as chances de erros, atrasos e manipulações, trazendo um certo grau de automação ao negócio. 

Também permite a geração de relatórios sincronizados sobre as principais métricas de negócios, fornecendo as informações no momento e na forma em que são necessárias.

As vantagens apresentadas pelo ERP são:

  • Acesso preciso e oportuno à informações confiáveis;
  • Automatização de processos de apoio da empresa;
  • Maior integração entre as equipes e facilidade no compartilhamento de dados entre elas;
  • Eliminação de operações e dados desnecessários;
  • Redução de tempo nas operações e custos de litígios;
  • Redução de custos devido ao melhor gerenciamento dos dados na tomada de decisão aumentando o potencial competitivo da empresa.

Desvantagens 

Essencialmente as soluções de ERP são ferramentas modulares, ou seja, apesar de já existirem soluções orientadas por processos, a maioria dos sistemas opera com base em departamentos e funções…

E isso gera diversos efeitos colaterais, já que muitos processos atravessam várias áreas da empresa em momentos distintos.

No geral, podemos considerar que as desvantagens do ERP são:

  • Implantações caras e demoradas; 
  • Falta de autonomia (a empresa muitas vezes depende de uma consultoria ou do fabricante);
  • Alto custo na customização;
  • Alta complexidade no uso da ferramenta, o que pode torná-los menos amigáveis e difíceis de usar;
  • Necessidade de treinamento da equipe que irá utilizar a ferramenta- imagine treinar uma equipe descentralizada de pessoas considerando que o sucesso da ferramenta depende disso;
  • Se houver resistência no compartilhamento de informações internas entre departamentos ou unidades de negócios o sistema pode não ser tão eficaz;
  • Falta de flexibilidade e autonomia para mudar as regras de negócio;
  • Pouca flexibilidade.

E aí, você sente que na sua empresa alguma dessas desvantagens limita a performance dos seus processos?

Até aqui você teve uma visão geral do sistema ERP, mas acredite… o segredo para o sucesso não está no que ele faz, mas sim no que ele NÃO faz. 

Vamos entender isso melhor?

O cenário importa!

Ainda sobre a pesquisa do Portal ERP, as empresas participantes responderam que pelo menos 79% delas precisaram, em algum momento, customizar a ferramenta para atender os processos e regras de negócios.

Customizar um sistema ERP não é barato, e o que poucas pessoas sabem é que nem sempre é interessante para o fornecedor, por uma questão de estratégia de negócio.

Afinal, personalizar uma solução gera necessidades que geralmente não estão na programação idealizada.

Diante disso, fazer os ajustes necessários também exige um grande esforço por parte do fornecedor, desde a implantação até o suporte, o que torna a ferramenta especialmente valorizada.

E falando em suporte, vale ressaltar que 26,62% dos participantes da pesquisa alegaram insatisfação com o atendimento pós-implantação.

Enfim, apesar de tudo, isso não significa que o seu ERP não seja útil para sua empresa e nem que algo esteja errado com os fornecedores, já que, na maioria das vezes, o problema não está na ferramenta em si, mas sim na forma como está sendo utilizada

A solução é analisar o cenário da sua empresa e entender quais são as reais necessidades.

Processos ou monstros?

Se você já usa um sistema ERP na organização já sabe que ele é brilhante na execução de atividades relacionadas à finanças, cadeia de suprimentos, manufatura, estoque, contabilidade, RH, planejamento, etc.

Claro que essas operações geram diversas informações, mas nem sempre é fácil fazer a gestão dessa comunicação entre departamentos, aliás esse é um dos problemas mais sérios dentro das empresas.

Vamos a um exemplo que vai deixar mais claro…

Você pode criar um fluxo de caixa dentro de um módulo de ERP de gestão financeira, mas se precisar criar fluxos de aprovação e desaprovação de pagamentos provavelmente não vai gostar do resultado.

Na verdade, é tão complexo fazer isso que dificilmente alguém se arrisca, na maioria das empresas o que acontece é uma espécie de “improviso”, realizado através de e-mail ou planilha.

De um jeito ou de outro, somando a esse cenário o alto volume de demandas desse tipo, você estará criando um monstro do qual dificilmente terá total controle.

A questão é, se você está sofrendo os impactos negativos na produtividade da sua equipe e na qualidade dos seus processos, o que você faz?

Cada um no seu quadrado

Respondendo a questão acima, geralmente as pessoas tem dois caminhos a seguir, sendo o segundo o mais recomendado.

A primeira opção é arcar com os altos custos e partir para a customização do seu sistema ERP.

 As pessoas preferem essa alternativa, na maioria das vezes, por uma questão de confiança, quando não querem lidar com diferentes fornecedores, preferindo centralizar as tratativas no mesmo canal.

A segunda opção, é utilizar sistemas complementares ao ERP, que atuem como parceiros do seu software, e que realmente sejam apropriados para atender as demandas que você precisa.

Considerando o caso acima, minha sugestão seria usar um sistema de gestão de processos integrado ao seu ERP. 

Com um sistema BPMS você pode:

  • criar fluxos entre departamentos;
  • comentar dentro do processo eliminando o uso de e-mail;
  • anexar documentos, imagens, planilhas, recibos, etc.;
  • criar condicionais e regras; 
  • criar níveis de permissionamento para determinar quem e quando pode acessar uma informação. 

Tudo isso de uma forma infinitamente mais simples!

Um BPMS + um sistema ERP= Poder

Se você quer turbinar seu pacote de soluções, essa é uma das melhores combinações para automatizar processos dentro da empresa.

E levando em consideração o exemplo anterior, um sistema BPMS integrado ao seu ERP pode assumir a gestão das atividades, modelagem dos processos e compartilhamento de informações de diferentes formatos (sejam documentos, notas fiscais, comprovantes, planilhas, imagens, contratos, etc.)

Criar um fluxo de aprovação de pagamentos, com condicionais e regras claras, em um sistema de gestão de processos é infinitamente mais fácil do que no ERP.

As vantagens são muitas, algumas delas:

  • Implantação mais rápida e barata;
  • User friendly- interface mais amigável para o usuário do dia-a-dia;
  • Licenças mais baratas;
  • Maior flexibilidade para suportar os processos que o ERP não suporta;
  • Mais opções de integração.

E se você quer algo simples, para evitar longos treinamentos, ainda existem ferramentas de gestão de processos mais simples que o BPM tradicional. Conheça clicando aqui!

Enfim, como saber se este é o momento ideal para a sua empresa implementar uma solução como essas?

Observe se existem atividades que agrupam diversas ações, etapas, participantes ou documentos (muitos documentos) que acabam sendo controlados com planilhas e E-mail.

Essa é a melhor forma de turbinar o seu ERP, sem encarecer a ferramenta.

A composição de soluções é, inclusive, um dos temas mais relevantes dentro da transformação digital das empresas. 

Com isso, você ainda tem a oportunidade de se livrar de sistemas ultrapassados ou mal implementados tecnologicamente.

Mas claro que é importante avaliar bem as alternativas para encontrar a melhor combinação de soluções para a sua empresa!

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