Você sabe o que são silos organizacionais? Se você sente que existe muito desencontro de informação, expectativas desalinhadas e que os departamentos da sua empresa não se conversam, isso é sinal que seu negócio está sofrendo com o que chamamos de efeito silo.
Não sabe o que é isso? Então continue a leitura que vou explicar o conceito e como evitar esse problema na sua gestão.
O que são silos organizacionais?
Originalmente a palavra silo se refere aos reservatórios de formato cilíndrico, utilizados pela agricultura para armazenar grãos de uma colheita separadamente, com o ecossistema próprio para a conservação de cada grão.
Silo organizacional é uma metáfora desse conceito, que remete à departamentos, pessoas ou até plataformas que trabalham de forma isolada dentro da empresa.
Para agricultura a separação entre os grãos é ótima, pois permite que eles sejam conservados de acordo com as necessidades próprias de cada tipo, mas para as empresas esse é um problema e dos grandes.
Como surgem os silos organizacionais?
O efeito silo acontece quando, por exemplo, áreas da empresa agem de forma independente, sem comunicação assertiva entre os setores, ou quando um sistema não se integra com outro, fazendo uso isolado dos dados e dificultando seu compartilhamento.
Ou ainda, quando um colaborador desenvolve mais lealdade a um grupo específico dentro da empresa do que ao empregador.
Existem muitas maneiras de se manifestarem mas, de qualquer forma, trazem muito desconforto dentro da organização, além de um clima desagradável.
Independente do tipo de silo organizacional, é fácil identificar que eles estão presentes na organização.
Quer ver?
5 sinais de que você está convivendo com esse problema
➡1- Um processo passa por vários departamentos, mas um não sabe o que o outro está fazendo;
➡2- A empresa usa sistemas inflexíveis, não integráveis ou de difícil compartilhamento de informações;
➡3- Cada pessoa executa o processo de um jeito, pois ele não está documentado em lugar nenhum;
➡4- Os objetivos/metas da empresa são departamentais, e não horizontais;
➡5- Existem gargalos e atrasos na entrega final aos clientes, gerando uma experiência ruim.
Acredito que com isso ficou fácil entender o que são silos organizacionais e seus efeitos negativos para a gestão das empresas, um dos pontos mais prejudicados por este fenômeno é a produtividade das equipes.
Além disso, vale a pena ressaltar o sentimento de insegurança e desconfiança que pode gerar, tanto para gestores quanto para participantes dos processos.
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Mas enfim, como eliminar esse problema da sua organização? Vou deixar aqui embaixo 4 dicas que vão te ajudar nessa tarefa.
4 dicas para diminuir silos organizacionais
1- Mude a direção dos seus objetivos
Na maioria das empresas a orientação de seus objetivos ainda acontece baseada em silos funcionais. A organização em formato de silos funcionais é aquela que é dividida em departamentos e diretorias.
Neste modelo, todos os recursos são alocados para atender os objetivos de cada área.
Porém, conforme os processos vão ganhando maturidade percebemos que esse formato tradicional estimula, e muito, a produção de vários problemas relacionados aos silos organizacionais. E, cada vez mais, fica clara a necessidade de tornar a gestão da empresa horizontal, ou seja, orientada por processos.
Esta é uma evolução gradual, que se dá de acordo com a maturidade dos processos. E pouquíssimas empresas atingem o último grau, que é quando passam a ser totalmente orientadas por processos.
Quando chega-se neste nível, as diretorias continuam existindo mas ficam num segundo plano.
Obviamente, é uma jornada lenta e que não acontece em todas as empresas, mas só o fato de mudar o seu olhar já pode significar muito para sua gestão.
Afinal, independente do tamanho da sua organização, sempre haverão alguns processos passando entre diferentes departamentos, pessoas ou áreas. A ideia é estruturar cada vez mais a sua gestão por processos e menos por departamentos.
2- Cultura é tudo, trabalhe a sua!
Quando a empresa não trabalha a cultura organizacional de forma unificada é de se esperar que cada departamento crie a sua própria. O problema é que isso só se torna preocupação quando aparecem os efeitos negativos dos silos.
Claro que quanto maior o ecossistema maior o grau de dificuldade, mas independente do tamanho da empresa os gestores podem e devem criar ações para integração das equipes e construção de uma cultura organizacional única, que tenha como princípio fundamental a comunicação integrada.
Para isso a transparência, proximidade dos líderes, alinhamento de expectativas, integração entre equipes e cultura de feedbacks será essencial.
3 – Mapeamento, modelagem e automação de processos são itens indispensáveis para reduzir o surgimento de silos organizacionais
Você nunca conseguirá eliminar os efeitos dos silos organizacionais se não compreender onde estão os gargalos, quem não está falando com quem, onde está demorando mais do que deveria e de quem você deve “cobrar” os resultados.
Para isso é importante um bom mapeamento e modelagem de processos que pode ser feito por um profissional com conhecimento em BPM ou, em cenários mais complexos (muitas pessoas, área e regras de negócios), por consultorias especializadas.
Você também pode e deve identificar oportunidades de automatização de tarefas, prazos e processos repetitivos, o que costuma reduzir significativamente os gargalos. Além disso, essa iniciativa aumenta a produtividade e democratiza a comunicação e compartilhamento de informações.
Leia Também: Guia passo a passo para mapeamento de processos de negócios!
4 – Reveja tecnologias
Se sua equipe precisa ficar extraindo manualmente informações de um sistema para jogar manualmente no outro significa que as ferramentas não estão se falando e isso é um problema.
É verdade que hoje em dia a maioria das ferramentas é integrável, mas isso não quer dizer muita coisa se a forma como se compartilha os dados pouco ajuda quem depende deles para trabalhar no dia-a-dia.
Se a empresa insiste em manter sistemas de “estimação”, que não são integráveis ou que mais dificultam do que ajudam no compartilhamento de dados, é hora de reavaliar as possibilidades.
Hora de acabar com os silos organizacionais.
E é isso aí. Agora você já sabe o que são silos organizacionais e como identificá-los na sua empresa.
Um último adendo: para a transformação digital os silos são um perigo, afinal não é possível ter uma compreensão profunda da jornada do cliente se avaliarmos sua experiência diluída com departamentos que nem ao menos conversam.
A questão é que quanto mais os gestores se preocuparem com esses assuntos, mais próximos estarão de uma gestão por processos eficiente.
Agora é sua vez de falar, quais outras ações podemos colocar em prática para diminuir os silos organizacionais? Deixe seu comentário!
