Como funciona um processo de assinatura eletrônica automatizado?

na imagem vemos uma mão segurando um tablet sobre as pontas dos dedos. No tablet, que está deitado, está se projetando um holograma de um documento e uma caneta. A imagem representa o título do artigo: um processo de assinatura eletrônica.

Um processo de assinatura eletrônica vai muito além do ato de assinar. Existem diversas etapas que acontecem no decorrer do caminho para garantir tanto a coleta da assinatura quanto o armazenamento do documento assinado.

Sem ferramentas que automatizem todas as atividades desse trajeto, o que resta às empresas é uma sequência de tarefas manuais, geralmente apoiadas por e-mails, malotes, impressoras e por aí vai.

Não é à toa que a demanda por sistemas de assinatura eletrônica cresceu tanto durante a pandemia. Segundo um estudo da DocuSign, ferramentas que oferecem esse serviço estiveram entre as mais contratadas como resposta à quarentena.

Porém, nesse novo cenário, para muitas empresas, “apenas assinar” não é o suficiente. Os fluxos estão se tornando mais complexos, com mais participantes, e existem muitas etapas que também precisam ser automatizadas.

É aí que parcerias como a do Holmes com a DocuSign fazem sentido. No decorrer deste texto você conhecerá algumas vantagens de um processo com assinatura eletrônica automatizado do começo ao fim.

A ponta do iceberg - Assinatura é só uma etapa do processo!

Um processo de assinatura eletrônica pode ter diferentes níveis de complexidade, tudo depende do que acontecerá durante o fluxo e de quantas pessoas participarão. Isso nos mostra que, apesar de sua relevância, a assinatura eletrônica é apenas a ponta do iceberg.

Veja a imagem a seguir:

Imagem de um processo de assinatura eletrônica automatizado no Holmes.

Essa imagem representa um processo bem simples de assinatura de contratos feito no Holmes. Veja que a assinatura eletrônica é apenas uma das etapas desse fluxo, existem diversas ações realizadas antes e depois.

Mas vamos trazer para um contexto menos tecnológico para que fique ainda mais claro. Desde 1677, quando surgiu na Inglaterra o Estatuto das Fraudes para regulamentar a validade de contratos, os processos de assinatura começaram a acontecer de forma mais estruturada.

Normalmente o cartório determinava a sequência do fluxo, mas até chegar ao momento da autenticação diversas etapas aconteciam – e acontecem até hoje. 

O surgimento do e-mail, telefone e internet facilitaram bastante esse processo que antes era totalmente analógico. Porém, essas soluções nunca foram 100% eficientes. 

Vamos imaginar uma sequência hipotética para representar um processo em que várias pessoas precisam assinar um documento:

Infografico processos de assinatura sem tecnologia.

Enquanto processos como esse duram dias, ou até meses, fluxos de assinatura eletrônica automatizados do começo ao fim são concluídos em poucas horas. Uma facilidade enorme para empresas que desejam agilidade.

Agora vamos pensar em outro cenário: organizações que utilizam assinatura eletrônica mas fazem todas as outras etapas do processo manualmente. Será que elas estão em plena eficiência? É o que veremos a seguir.

Muito além da assinatura

Não há como negar que empresas que utilizam plataformas de assinatura eletrônica estão um passo à frente, em comparação ao cenário totalmente analógico, mas também não podemos dizer que é o mundo ideal.

Nesse caso, tanto a preparação do documento – que já vimos que envolve muitas etapas- quanto o armazenamento do arquivo depois da assinatura são organizados de forma manual e totalmente dependente das pessoas. 

Estamos falando de um processo sujeito a erros e retrabalhos, com baixo nível de rastreabilidade e maior lead time.

A seguir vou te mostrar 3 aspectos que geralmente fazem parte de um processo de assinatura eletrônica e vou explicar como o Holmes atua em cada um deles.

 

Preparação do documento

 

No Holmes as solicitações que seriam feitas através de e-mails são disparadas automaticamente. Desde a coleta de informações até as solicitações de aprovação, tudo é orquestrado pelo próprio sistema.

Você só precisa definir como deseja que o fluxo aconteça. Uma vez que o processo é iniciado, você pode acompanhar o seu andamento, e os participantes só precisam fazer o que está sendo pedido em cada tarefa. 

O Holmes é capaz até mesmo de criar documentos, como por exemplo contratos, a partir de templates. Basta automatizar a coleta das informações necessárias e indicar os campos para que o sistema preencha os modelos. 

Assim, a plataforma cria seus contratos e envia automaticamente para aprovação ou assinatura. Tudo automatizado, com registros e históricos de todas as ações.

 

Coleta de assinaturas

 

Com o documento pronto para ser assinado, é hora de coletar as assinaturas. A complexidade nessa etapa depende de quantos signatários deverão assinar. 

Processos analógicos, principalmente os que são feitos à distância, são suscetíveis a diversas dificuldades, inclusive logísticas. Na integração Holmes e DocuSign a coleta das assinaturas é fácil e você não precisa se preocupar com envios pelo correio, impressões, e-mails ou encontros presenciais. 

Você pode solicitar a assinatura de vários documentos ao mesmo tempo, pode definir vários signatários e até estipular a ordem em que você deseja que eles assinem.

Uma vez que todos os participantes tenham assinado dentro da plataforma DocuSign, o Holmes direciona o documento automaticamente para a próxima etapa, geralmente, o armazenamento do arquivo

 

Armazenamento e gestão do arquivo assinado

 

O Holmes é um sistema dois em um: automatiza fluxos de trabalho e gerencia documentos. Assim, além de criar processos de assinatura eletrônica personalizados, ele também armazena e gerencia os documentos assinados com facilidade.

Quando apenas a etapa da assinatura é eletrônica, geralmente, ao final do processo, é necessário fazer o download do documento para guardá-lo em um arquivo separado. Essa tarefa fica a cargo de um colaborador que a realiza manualmente. No Holmes esse passo a passo é automático. 

No dia a dia, localizar um documento já assinado é bastante simples. Basta pesquisar no nosso buscador, seja pelo nome do arquivo, pelo seu conteúdo ou pelo próprio processo.

Parceria Holmes e DocuSign

Concluir negócios, acelerar contratações e oficializar acordos são exemplos de processos que continuaram acontecendo durante a quarentena, graças a soluções de assinatura eletrônica.

É por isso que acreditamos tanto na integração entre Holmes e DocuSign. Essa parceria vem para potencializar definitivamente as iniciativas de transformação digital nas empresas, eliminando brechas e tornando os processos mais eficientes.

Se você acredita que um processo de assinatura eletrônica automatizado faria total diferença no dia a dia da sua empresa, agende uma demonstração com um de nossos consultores. Contratando o Holmes integrado à DocuSign você consegue condições especiais praticadas apenas por parceiros oficiais. 

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