Process Mining – Entenda por que os dados gerados no seus processos valem tanto

Process Mining
Process Mining

Todos os processos executados dentro de uma empresa geram dados em seu percurso. Esses dados podem ser, por exemplo, o registro de tarefas executadas, o número de pessoas envolvidas, os documentos armazenados no período, o tempo de conclusão de cada etapa, entre outros. Fato é que todas essas informações podem ser utilizadas para otimizar a produtividade e o andamento dos próprios processos. E a essa estratégia damos o nome de Process Mining, em português: Mineração de Processos.

Quer entender melhor do que se trata, então bora focar nessa leitura!

O que é Process Mining?

Process Mining, ou Mineração de Processos, como já adiantei na introdução, é a prática de captar e utilizar dados oriundos de processos para melhorar os próprios processos, sejam os atuais ou futuros, dentro de uma organização.

Mas não pense que essa técnica saiu da cabeça de uma só pessoa não! Na verdade, tudo começou em 2009, quando um grupo de 75 pessoas, pertencentes a mais de 50 organizações, resolveu criar uma força tarefa com o objetivo de promover a pesquisa e a compreensão da mineração de processos. 

Dois anos mais tarde, em 2011, esse mesmo grupo lançou o Process Mining Manifesto, publicação destinada a disseminar as técnicas do Process Mining. Vou deixar o link para o PDF aqui, caso você se interesse: Process Mining Manifesto PDF.

A prática do Process Mining é composta por 3 fases

Agora, saindo do contexto histórico e voltando a prática, um aspecto importante do Process Mining é que ele é dividido em três fases: a descoberta, a confirmação e a melhoria.

Vamos entender melhor abaixo:

Descoberta

Podemos entender a fase da descoberta do Process Mining como aquela que antecede o processo de fato. Isso porque é nesta fase que são organizados os dados necessários para a construção do processo em si. 

Para isso, deixamos a primeira versão do processo rodar, coletamos os dados que ele gerar e, com base nisso, descobrimos se a operação está de acordo com o planejado ou se precisam ser realizadas alterações. 

Se essa primeira operação do processo não sair como foi desenhado, tudo bem! Esse momento é realmente uma experiência. Na verdade, na maioria dos casos, o processo executado na prática é bem diferente da primeira versão desenhada.

Confirmação

Depois de passada a fase de descoberta e de ajustados todos os primeiros gargalos identificados, é hora da confirmação. O processo é colocado novamente para operar e, a partir dos dados gerados, compara-se a operação prática com o mapa atualizado do processo.

Nesta fase também são levantadas hipóteses que podem ser geradas através de uma ferramenta ou consultoria especializadas em Process Mining. Quanto mais experiência nos processos analisados e em práticas de mercado, mais hipóteses podem ser testadas e analisadas.

Melhoria

Por fim, temos a fase da melhoria que, como o nome sugere, diz respeito a estar constantemente analisando os dados gerados e, através dessa analise, identificar novos cenários e propor melhorias. 

Observar os dados gerados em um processo real é mais eficiente que sugerir mudanças observando apenas a teoria. Com o Process Mining é possível atacar os maiores prejudicadores da produtividade nos processos analisados e garantir a melhoria contínua.

7 razões para adotar Process Mining

Depois de entender o conceito de Process Mining, deve estar bem mais claro porque adotar essa estratégia é benéfico para uma organização. Mesmo assim, separei 7 motivos práticos para reforçar esse entendimento. Vamos a eles:

1. Com a prática do Process Mining é possível ter uma visão mais macro e consciente do que está acontecendo na empresa

Com o acesso aos dados originados dos processos, o gestor fica mais consciente do que se passa em sua organização e nenhum detalhe passa batido. Ou seja, o Process Mining ajuda a apresentar um panorama geral, apontar gargalos, indicar áreas que precisam de ajustes e sugerir ajustes necessários.

2. Agir com base em dados é bem mais seguro do que se apoiar em suposições

Tomar decisões com base em intuição pode ser inofensivo e até prático em tarefas pequenas do dia a dia, mas quando se trata de um processo grande, uma atitude dessas pode ser desastrosa. Ao impulsionar uma grande mudança organizacional, por exemplo, é imprescindível que hajam dados para justificar essa decisão. 

E é justamente aí que entra o Process Mining. A estratégia, aliada a tecnologia, torna-se indispensável na oferta de insights para posicionamentos e ações mais assertivos. 

3. Não utilizar os dados gerados em uma organização configura um enorme desperdício de recursos

“Data is the new oil” ou “Dados são o novo petróleo”. Tal citação foi feita por um um matemático londrino especializado em ciência de dados chamado Clive Humby e não poderia estar mais correta. 

Atualmente a maioria das empresas, principalmente as de maior porte, utilizam ferramentas digitais para gerir e automatizar seus processos. Com isso, a geração de dados se torna, até mesmo, natural. Neste sentido, não utilizar essas informações como base para transformação e melhoria de resultados dentro da organização não pode ser descrito com nada mais, a não ser puro desperdício.

4. O Processo Mining ajuda a fechar a lacuna deixada pelo Business Intelligence (BI)

Muitas organizações utilizam ferramentas de business intelligence (BI) para trabalhar esses dados. O gap do BI, entretanto, é que pode ser difícil acessar todas essas informações se elas estiverem espalhadas por diferentes plataformas.

É nesta lacuna que o Process Mining pode agir. Com a Mineração de processos é possível ter uma visão mais centralizada, combinando dados de diversas fontes e organizando-os em uma solução intuitiva. 

5. Os dados são uma referência fundamental na hora de impulsionar a melhoria contínua

Como já mencionado, a adoção do Process Mining permite utilizar os dados gerados no processo como base para comparar o desempenho atual com o anterior e, desta forma, propor melhorias de forma constante. 

É possível avaliar a eficácia das mudanças e, como consequência, concretizar uma transformação bem-sucedida na empresa.  Além disso, até mesmo em tempo real é possível ver o que agrega ou não valor, quando se faz alterações em seus processos.

6. Com o Process Mining é possível aumentar a eficiência e reduzir riscos

Cada empresa tem suas próprias metas e planos, mas para na maioria delas há duas frentes protagonistas: aumentar sempre a eficiência, porém sem riscos para o negócio. Neste sentido, o Process Mining entra como grande aliado! 

A Mineração de Processos ajuda a eliminar gargalos, aumentando a eficiência, ao mesmo passo em que promove a transparência nas regras de negócio, o que ajuda a reduzir os riscos. 

7. O Process Mining traz ganho produtivo ao seu ERP

Quando fazemos bom uso dos dados gerados em um processo, nos tornamos conscientes e, com isso, conseguimos identificar mais facilmente os pontos de melhoria e, porque não, oportunidades de automação.  Isso porque, quando se observa as informações no histórico de um fluxo de trabalho, fica mais fácil visualizar se há etapas repetitivas ou meramente operacionais sugerir uma automação para ganhar em produtividade

Pronto para fazer um melhor uso dos seus dados?

Neste artigo você entendeu o que Process Mining e os benefícios da sua adoção. 

Para aderir a essa prática você pode contar com softwares ou consultorias específicas, mas o primeiro passo para iniciar e facilitar esta estratégia na sua organização é contar com uma ferramenta de gestão de processos centralizada e capaz de integrar todos os departamentos da empresa e outras ferramentas acessórias. O motivo é evidente: é coletar e analisar dados é uma tarefa muito mais fácil quando essas informações são geradas no mesmo ambiente.

O Holmes é uma plataforma de gestão de processos em nuvem capaz de atender a demandas dos mais diferentes departamentos e integrar com centenas de outros dispositivos. Por meio das soluções proporcionadas por essa ferramenta, você terá todo o suporte necessário para realizar o Process Mining do seu negócio com eficiência, precisão e agilidade. Se você quiser saber mais, veja esse artigo que escrevemos especialmente sobre essa ferramenta: Versatilidade – Como o Holmes consegue atender a diferentes áreas?

E se ainda estiver em dúvida, neste outro artigo nós compilamos 12 perguntas essenciais para fazer antes de escolher um software de gestão de processos.

É isso, espero que esse conteúdo tenha te ajudado a entender melhor o conceito de Process Mining e que você consiga tirar um melhor aproveitamento dos dados da sua empresa daqui pra frente. Quer contribuir com esse tema? Deixe um comentário 🚀