Paperless office: 4 tecnologias que ajudam a reduzir o uso de papel na organização

Na imagem vemos um tablet sobre uma mesa, um teclado de computador, um caderno, um óculos, uma caneta, um gráfico e mão de um homem apontadno na direção do tablet. No tablet está escrito: paperless office.

Uma rotina organizacional onde não se usa papel, é possível? Cada vez mais podemos acreditar que sim, e muito disso deve-se aos avanços da transformação digital.

Além de consolidar as tecnologias necessárias para suportar o dia a dia de empresas paperless, a revolução digital também impulsionou a criação de regulamentações para a gestão de documentos eletrônicos no Brasil. 

Hoje, na maioria dos cenários, os arquivos digitalizados já substituem os físicos com a mesma validade. Graças a isso, o paperless já é possível nas empresas. 

Se você não entende exatamente do que se trata esse conceito, continue essa leitura. Nas próximas linhas eu vou te explicar o que é paperless, quais as vantagens e quais tecnologias podem ajudar a sua empresa a reduzir o uso de papel no dia a dia.

O que é paperless?

Paperless, ao pé da letra, significa sem papel. Empresas paperless são aquelas que se comprometem a eliminar ou reduzir ao máximo o uso de papel na sua rotina. 

Esse conceito apareceu por volta dos anos 70, com o surgimento dos primeiros computadores. Ainda nesse período começou-se a vislumbrar o que seria um paperless office, mas claro, ainda era um sonho distante.

Com o tempo surgiram tecnologias importantes para apoiar esse processo, mas ainda era necessário romper a cultura legislativa baseada em um mundo onde o papel era indispensável.

Demorou alguns anos para avançar nesse sentido. Discussões confusas permearam esse caminho, por isso, talvez, algumas empresas ainda se sentem inseguras de abrir mão dos arquivos físicos. 

Um coração paperless

O paperless é, antes de tudo, um compromisso com a sustentabilidade. Uma pesquisa realizada pela Opinion Box revelou que 55% dos entrevistados preferem marcas sustentáveis. 

Mas, independente de qualquer coisa, apoiar as causas ambientais deve ser um valor genuíno das empresas modernas. Uma cultura paperless aproxima as empresas desse objetivo, mas os benefícios vão muito além:

  • preservação da integridade dos arquivos
  • diminuição dos espaços físicos destinados ao armazenamento de papel
  • agilidade no manuseio de documentos
  • redução de custos com papel, impressão, logística de arquivos
  • melhora nos processos que contém papel

O paperless é um estilo de vida, que só é possível com o uso das ferramentas certas. Veja a seguir três tecnologias que podem te ajudar a criar um paperless office.

Armazenamento em nuvem

Nem toda empresa tem estrutura para construir uma infraestrutura para a guarda de arquivos digitalizados. Por isso, antes do armazenamento em nuvem existir, empresas menores não tinham expectativas de adotar o paperless.

  Hoje em dia qualquer organização pode contratar uma plataforma de armazenamento em nuvem, de acordo com a sua necessidade, por um custo acessível. Serviços populares, como o Google e o iCloud, oferecem espaço gratuito, porém limitado, para usuários que precisam guardar poucos arquivos.

 Para empresas que lidam com altos volumes de documentos, e que precisam de uma capacidade maior de armazenamento, é possível contratar mais espaço. Um terabyte, por exemplo, é suficiente para armazenar até 320 mil fotos em alta resolução.

GED 

Um GED é um gestor eletrônico de documentos, uma tecnologia própria para armazenar, localizar, compartilhar e organizar os arquivos durante todo o seu ciclo de vida. 

 O GED permite categorizar os documentos e arquivos da empresa através de indexadores que facilitam a consulta quando necessário. É uma tecnologia indicada para organizações que lidam com muitos arquivos diariamente.

Através do gestor eletrônico de documentos é possível estabelecer níveis de permissionamento, para que os usuários só tenham acesso ao que for pertinente, e o registro do histórico dos arquivos.

BPMS

 Segundo dados da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), 90% das informações uma vez armazenadas nunca mais serão consultadas. O armazenamento é essencial para resguardar a empresa e cumprir as leis, porém, em diversos casos, o mais importante é o decorrer dos processos.

Como os documentos se relacionam com determinadas demandas? E como lidar com elas sem usar papel? Este é um desafio que um sistema BPMS pode ajudar a resolver. 

O BPMS, Business Process Management Software, é um sistema que permite a criação de fluxos (baseados em BPMN) para automatizar diferentes processos de negócios, inclusive aqueles que utilizam documentos. 

Um BPMS é capaz de integrar diversas ferramentas para tornar os processos mais completos. Assim, além de eliminar o papel, sua empresa deixa de depender de planilhas e e-mails, sendo capaz de trabalhar de forma colaborativa e digital.

Leia mais sobre BPM no artigo: O que é BPM, BPMN e BPMS e para que serve cada um?

Assinatura eletrônica

E, por fim, uma das tecnologias que estão ganhando cada vez mais espaço nas empresas e que são essenciais para construir uma cultura paperless: plataformas de assinatura eletrônica. 

A assinatura eletrônica no Brasil já possui validade jurídica de acordo com a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Com isso, diversos processos que envolvem assinatura de documentos já podem ser automatizados do início ao fim, evitando o uso de papel para impressão dos contratos.

Plataformas de assinatura são perfeitamente integráveis com sistemas como BPMS, o que possibilita a criação de fluxos para cuidar desde a preparação do documento até a coleta da assinatura e armazenamento do arquivo. 

Tudo automatizado e sem papel. Tudo paperless.

Leia mais: Como funciona um processo de assinatura eletrônica automatizado?

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Holmes é a ferramenta ideal para apoiar a cultura paperless na sua organização. Em uma única plataforma você tem o poder do BPMS, do GED, do armazenamento em nuvem e da assinatura eletrônica integrada aos fluxos.

Você só vai usar papel se quiser, ou se alguma regulamentação te obrigar a ter arquivos físicos armazenados. Quer saber mais sobre o Holmes e todas as possibilidades que ele oferece para a sua organização?

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