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Como evitar multas através de uma boa gestão de terceiros?

Como evitar multas através de uma boa gestão de terceiros?

6 de março de 2020

A terceirização e a subcontratação estão previstas na legislação e devidamente regulamentadas através da LEI Nº 13.429, DE 31 DE MARÇO DE 2017.

 Muitas empresas se interessam por este tipo de mão de obra pois veem nele uma oportunidade de reduzir custos, ainda mais para serviços temporários, já que não existe vínculo empregatício por parte da tomadora de serviços.

 No entanto, ao mesmo tempo que oferece diversas vantagens, a terceirização favorece um cenário de risco para as organizações, tanto para as contratantes quanto para as próprias terceirizadas.

 Isso porque mesmo não tendo vínculo empregatício, a empresa que toma o serviço terceirizado é subsidiariamente responsável pelo cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias, podendo sofrer com multas e processos trabalhistas em caso de irregularidades. Essa é uma forma do governo proteger esses trabalhadores.

 Então, a empresa que precisa desse tipo de serviço deve ter em mente que terá de tomar muitos cuidados para mitigar riscos e evitar custos ainda mais altos do que teria com uma contratação CLT.

Quer saber como fazer a gestão de terceiros de forma eficiente na sua empresa? Continue a leitura que é isso que eu vou te mostrar neste conteúdo. 

Qual a diferença entre subcontratação e terceirização?

 Ambos são termos bem parecidos. Nos dois casos não existe vínculo empregatício, mas existe uma pequena diferença entre subcontratação e terceirização:

Terceirização

 A terceirização acontece quando uma empresa é contratada para prestar um serviço com sua própria equipe e estrutura para uma pessoa jurídica, se tornando a responsável direta por todas as obrigações trabalhistas com os colaboradores que estarão alocados na contratante.

Subcontratação

 A subcontratação é quando uma empresa terceirizada é contratada para prestar um serviço, geralmente temporário, mas acaba contratando outra empresa para a realização de parte desse serviço.  Nesse caso a realização dos recolhimentos previdenciários e o cumprimento das obrigações fica a cargo da subcontratada. 

No entanto, nós vimos no começo do artigo que, mesmo não tendo vínculo empregatício, as empresas tomadoras de serviços possuem responsabilidade solidária com os colaboradores, sejam terceirizados ou subcontratados, pelas obrigações trabalhistas e previdenciárias do período em que ocorrer a prestação de serviços tomados por elas. Isso tudo está previsto no artigo 5° da lei de 2017. 

Obviamente, quanto mais camadas de contratações existirem em um processo de prestação de serviços como esse, maior a complexidade desses processos e,  apesar de ser um responsável passivo nesta relação, o tomador de serviços deve manter uma gestão de terceiros rigorosa para evitar multas e processos trabalhistas que podem surgir por irregularidades.

Então, vamos descobrir quais são os cuidados que você deve tomar com a sua gestão de terceiros? 

Que cuidados tomar com a sua gestão de terceiros?

As obrigações trabalhistas que devem estar em dia são as mesmas de um colaborador devidamente contratado pela CLT, de acordo com cada cargo, qual a diferença então?

A diferença está nos processos!

Quando a empresa contrata diretamente um colaborador, ela é uma responsável ativa por todos os trâmites, pois ela mesma é quem executa os processos de: contratação, contribuições trabalhistas e previdenciárias, treinamento, cumprimento de normas regulatórias de segurança do trabalho e outros itens.

Já quando a empresa escolhe a terceirização de serviços, ela se torna uma responsável passiva por esses processos, ou seja, embora na prática não seja ela quem irá executá-los, ela precisa ter certeza que todos eles foram feitos. Caso haja irregularidade, ela não deve permitir a prestação dos serviços.

Como fazer uma boa gestão de terceiros?

Para garantir que não haja irregularidades é preciso verificar, verificar e verificar novamente os documentos comprobatórios desses processos.

 Esse processo de verificação pode ser bastante complexo se estivermos falando de um grande volume de contratações,  muitos documentos e troca de informações e alta rotatividade de terceirizados e subcontratados.

Neste sentido, pequenas falhas como um e-mail não lido, um documento não verificado, uma exceção aberta… e pronto! Todas as vantagens de se terceirizar podem ir por água abaixo e a empresa pode ter que arcar com as consequências (quase sempre financeiras). Por isso todo cuidado é pouco!

Quando as empresas optam por este modelo de contratação, devem estar preparadas para atender a essas demandas. 

Mas como? Vamos ver?

1- Verifique o histórico da empresa terceirizada

Sempre verifique o histórico de ações trabalhistas da empresa terceirizada antes de contratá-la. Quanto melhor a procedência da empresa, maiores as chances de ter sucesso nesse relacionamento. 

Busque os processos em nome dessa empresa e observe como eles se desenrolaram. Se encontrar ações trabalhistas mal resolvidas, busque outros fornecedores e evite a contratação de terceirizadas “suspeitas”. 

Dica: Você pode encontrar parte dessas informações no site oficial TRT.

2-  Defina responsabilidades

Você pode criar uma política de verificação dos documentos comprobatórios com um detalhamento das etapas do processo como um todo. 

Nessa política deve ser acordado, entre as partes, detalhes como:

  • Quem será o responsável por encaminhar as informações;
  • As datas limites para envio dos documentos;
  • O período em que a verificação deve ser realizada por parte da empresa tomadora de serviço;
  • Quais documentos devem ser encaminhados de acordo com cada função exercida;
  • Quais os meios utilizados para envio dos documentos (se será por e-mail, por malote ou através de sistema especializado);
  • E quais ações devem ser tomadas em caso de irregularidade.

Dica: Desenhe o seu processo de gestão de terceiros através de um fluxograma, para ter uma visão mais detalhada de como ele funciona e de como implementar melhorias.

3- Promova melhorias nos processos

Você viu acima que fazer uma boa gestão de terceiros é basicamente criar um processo detalhado e que os prejuízos de não ter a consciência dos seus processos podem ser gigantes.

Então, além disso, o risco aumenta significativamente de acordo com as proporções das demandas, o que isso quer dizer?

Simples! Se estamos falando de dois ou três colaboradores subcontratados, não será difícil manter o controle através de planilhas e e-mail. Mas se estamos falando de uma recorrência grande, de muitos terceirizados, isso exigirá uma estrutura muito maior.

Verifique se há braço para executar esses processos e se as ferramentas utilizadas são as melhores opções. Verifique também se existem etapas desnecessárias que tornam o processo mais demorado e quais ações podem ser feitas para melhorar a execução das verificações. 

Leia mais sobre processos para se aprofundar nesse assunto: Guia passo a passo para mapeamento de processos de negócios! 

4- Use tecnologia

Existem sistemas tecnológicos que podem ajudar você na gestão dos documentos de terceiros. As vantagens desses sistemas para a gestão de terceiros são inúmeras:

  •  São mais seguros do que trocar informação por e-mail, pois não correm o risco do responsável visualizar e esquecer de responder, ou misturar informações no meio de tantas outras demandas;
  • Sistemas guardam o histórico das trocas de informações e de tudo o que foi realizado no processo determinado, assim, em casos de auditoria, são mais confiáveis;
  • A localização dos documentos ( que é uma dificuldade comum de quem precisa fazer a gestão de terceiros)  é muito mais fácil. Alguns sistemas permitem que você encontre as informações em segundos;
  • Nos sistemas você pode criar regras de negócios específicas para o processo de gestão de terceiros. 

Exemplo: O responsável A deve anexar a NR do colaborador B e o representante da empresa tomadora de serviço deve verificar a documentação. Se estiver tudo ok ele aprova e a prestação de serviço pode começar, se não o responsável deve reencaminhar o documento correto. Isso é uma regra de negócio. Sem seu cumprimento o processo não prossegue. No e-mail isso poderia se tornar uma conversa gigantesca, já com a regra estabelecida e parametrizada em sistema, esses passos se tornam intuitivos para quem os executa.

Enfim, existem muitos sistemas no mercado que podem ajudar na otimização desses processos de gestão de terceiros. Alguns são bem específicos, outros você pode estender a outros processos da empresa, como o holmes que atende alguns clientes na gestão de terceiros e ainda pode ser usado em outras diversas áreas.

E aí, pronto para fazer sua gestão de terceiros?

Agora você já sabe o que é gestão de terceiros e como fazer uma boa gestão de documentos nesses processos.

O mais importante é verificar com atenção os documentos comprobatórios dos terceirizados e subcontratados que trabalharão na sua empresa. Não esqueça de verificar a procedência da empresa terceirizada e também desenhar o seu processo de gestão para entender como ele pode ser melhorado.

Se você pensa em escolher sistema, leve em consideração a quantidade de demandas deste tipo que o seu RH tem que lidar no momento. Se a demanda está crescendo é importante equipar a sua equipe, pois métodos analógicos ou sistemas mal implementados tecnologicamente (planilhas, e-mail, malote), podem aumentar a exposição a riscos na empresa e acabar causando prejuízos.

É isso, espero que tenha gostado do artigo de hoje, ficou com dúvida? Deixe o seu comentário e logo te responderemos.

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