Gestão por processos e gestão de processos: quais as diferenças e qual é melhor para sua empresa?

Gestão Por processos e gestão de processos

Gestão de processos vs gestão por processos, você conhece as diferenças entre esses dois termos? À primeira vista, parecem a mesma coisa, mas a pequena diferença entre as palavras se torna gigantesca quando o conceito é aplicado na prática.

 Uma das principais diferenças entre esses dois é a forma de aplicação: geralmente o gerenciamento de processos é aplicado no modelo departamental, no sentido verticalizado. É o cenário da maioria das empresas.

Já a gestão POR processos, como o próprio nome diz, é realizada por processo e não por departamento, apesar dos setores não serem extintos na maioria das vezes. Tem sentido horizontal e ainda é pouco aplicada nas empresas, sendo mais comum em organizações com processos mais maduros, digamos assim.

Ainda está com dúvidas sobre as diferenças entre gestão de processos e gestão por processos? Então continue essa leitura que eu vou te explicar com mais detalhes.

Como funciona a Gestão de processos?

A gestão de processos nada mais é que a aplicação de melhorias estratégicas nos fluxos de trabalho de uma organização, independente do modelo hierárquico ou gerencial. Envolve reconhecer, mapear, modelar e automatizar os diferentes processos da empresa. 

 É um caminho muito promissor para os negócios que desejam começar a repensar seus fluxos de tarefas, mas se comparado à gestão por processo podemos dizer que é uma abordagem mais verticalizada, já que as otimizações acontecem, geralmente, dentro dos departamentos.

Na gestão de processos os recursos são alocados nas áreas e os gestores decidem como utilizá-los. Muitas vezes isso significa beneficiar as metas do setor, ao invés do objetivo geral do negócio.  

 O gerenciamento de fluxos acontece naturalmente, quando o processo existe e os gestores identificam a necessidade de gerenciá-los, mas ela é submissa aos departamentos e funções.

Já a gestão por processos…

 É como um passo além, que pode gerar diversos benefícios para as empresas. Como aconteceu com a Qualiplus, empresa de turismo do Equador que conseguiu, através da implementação da gestão por processos, aumentar suas vendas em 20% e o lucro líquido em 92% simplificando o trabalho, melhorando a rapidez no atendimento ao cliente e promovendo a redução de custos. 

A gestão por processos é uma abordagem mais moderna que pode gerar uma reestruturação do modelo de gestão da empresa, pois os recursos – humanos e financeiros – são direcionados de acordo com os processos e não com os departamentos.

 Nesse modelo os processos ganham o protagonismo e as funções e departamentos ficam num plano secundário. Porém, vale ressaltar que quem faz gestão por processos automaticamente também faz gestão de processos, mas o contrário geralmente não acontece.

Para ilustrarmos o que isso significa podemos nos inspirar na imagem a seguir:

Diferença entre gestão de processos e gestão por processos

A gestão por processos evidencia um conceito criado por Michael Porter em 1985: a cadeia de valor da empresa, que é a análise detalhada de um negócio de acordo com as atividades executadas e o valor agregado de cada uma ao cliente final.  Resumindo: a empresa passa a seguir o ponto de vista dos processos, o que é uma grande mudança.

Gestão por processos vs gestão de processos

 Acredito que esse exemplo vai deixar essa diferença mais evidente, como a gestão de processos é feita de forma individualizada aos departamentos é comum que existam áreas melhor atendidas que outras. 

 Geralmente o que acontece é o seguinte: Uma área como o RH, por exemplo, identifica um problema e percebe que precisa melhorar determinado processo, mas aí o caixa da empresa aloca os recursos na área de vendas, porque considera mais importante no momento. 

Assim, o RH precisa esperar até que seja possível otimizar tal tarefa. Quando surge a oportunidade são feitas as otimizações, tudo ali dentro do departamento. No máximo é feita alguma integração com outras áreas ou softwares, mas isso não é regra.

 Já a gestão por processo é diferente porque procura aplicar as melhorias em todas as atividades, entendendo-as como um fluxo contínuo que pode passar por várias áreas ou, às vezes, até desconstruindo o conceito de “áreas” para estruturar a empresa de acordo com os fluxos existentes. 

 A definição do CBOK V.3 para gestão por processos é que se trata da “aplicação do BPM de ponta a ponta” e tomo a liberdade de acrescentar que é mais que isso, trata-se de uma mudança de comportamento na cultura da empresa.

Qual é melhor para sua empresa?

Esta é uma pergunta recorrente que pode estar passando pela sua cabeça. Neste artigo nós vimos que as diferenças entre os dois conceitos são gritantes, porém eu não diria que um é melhor que outro, mas sim que um é a evolução natural do outro.

 Talvez você já realize o gerenciamento de algumas atividades da sua organização, seguindo um modelo departamentalizado, mas será que é momento de evoluir? Seu processos é que dirão e vou te explicar porquê. 

 O modelo de gestão por processos, apesar de parecer o mundo ideal para todas as empresas, não é fácil de ser aplicado devido a diversas barreiras como:

  • Dificuldade de visualizar os processos de ponta a ponta;
  • Complexidade na compreensão da cadeia de valor;
  • Falta de engajamento das lideranças;
  • Resistência às mudanças;
  • Alto impacto na cultura organizacional;
  • Dificuldade em realocar os recursos existentes;
  • E muitas outras.

 Então, geralmente, é um modelo que exige muita maturidade dos processos. Por outro lado, quando existe um fluxo de tarefas que precisa ser automatizado rapidamente para resolver um problema em determinado departamento, a gestão de processos é o caminho mais simples, no qual nem sempre é necessário implementar uma metodologia como o BPM, por exemplo.

 Qual tipo de gestão você pretende implementar na sua empresa?

Hoje você conheceu a diferença entre gestão de processos e gestão por processos e eu fico feliz que tenha chegado até aqui. Como vimos, o gerenciamento por processos é um conceito relativamente novo, é o “Charizard” da gestão de processos. 

A tendência é que esse modelo de gestão se torne cada vez mais comum nas organizações, principalmente nas que já estão acostumadas com conceitos como BPM.

Independente do momento que você está vivendo com seus processos, se o seu objetivo principal é automatizar os fluxos de trabalho, você precisa de uma ferramenta eficaz que tenha condições de atender tanto um cenário verticalizado quanto horizontal.

Por isso eu vou deixar um link aqui embaixo para você ler um dos nossos artigos onde eu apresento o holmes, uma ferramenta de processos mais poderosa que um Kanban e mais fácil de implementar que um BPMS convencional.

Espero que goste e qualquer dúvida é só me escrever nos comentários. Forte abraço!

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