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Gestão de processos organizacionais: Tudo o que você precisa saber!

Gestão de processos organizacionais: Tudo o que você precisa saber!

30 de janeiro de 2020

Pegue seu café, chá ou suco, puxe uma cadeira, ou se acomode no sofá, e vamos falar sobre gestão de processos organizacionais?

É eu sei que você preferia ver uma série da netflix, mas continua aqui comigo que vai valer a pena! Afinal quem é que consegue relaxar sabendo que os processos da empresa estão uma bagunça? 

Mas calma! Hoje você vai descobrir os benefícios de uma boa gestão de processos organizacionais e como ela pode te ajudar a eliminar diversos erros na organização em que você trabalha.

Aliás, um spoiler do que vêm por aí: muitas pessoas acham que os problemas por trás da falta de gestão de processos organizacionais são:

  • A quantidade gigantesca de tarefas realizadas por e-mail;
  • Controle com planilhas; 
  • Pilhas de papéis espalhados pelas mesas (sim, isso ainda existe);
  • Equipes infladas;
  • Retrabalho;
  • Gargalos;
  • E por aí vai…  

Mas os problemas de verdade, são as consequências que essas causas citadas acima podem gerar para uma empresa.

Algumas dessas consequências são: multas, pagamentos duplicados, custos elevados, colaboradores estressados, gastos desnecessários e atrasos nos prazos das tarefas, que atrapalham o trabalho de todo mundo e tornam o dia a dia um verdadeiro caos.

Tudo isso pode acontecer simplesmente porque seus processos ainda não têm um bom gerenciamento.

É por isso que, neste artigo de hoje, eu vou te mostrar exatamente o que você precisa saber sobre gestão de processos organizacionais para eliminar as causas que citamos e diminuir a incidência desses problemas.

Vem comigo?

O que é a gestão de processos organizacionais?

A Gestão de processos organizacionais é um conjunto de práticas voltados a aperfeiçoar os processos de uma empresa, transformando-os em parte importante das estratégias da organização, ao invés de algo simplesmente operacional.

Em outras palavras, é o ato de coordenar de forma estratégica os processos de negócios da empresa com o objetivo de agregar valor às etapas elevando a qualidade, melhorando os resultados, acelerando as entregas, reduzindo custos e eliminando falhas.

A Gestão de processos organizacionais também é conhecida como gerenciamento de processos ou metodologia BPM (Business Process management).

No livro Gestão e melhoria de Processos, do Administrador de Empresas e Mestre em Engenharia de Produção, Leandro Costa da Silva, diz que:

“Gerenciar processos é gerenciar performance e entrega, mas de processos”.

Na sequência, ele cita o fato de que muitos gestores não sabem muito bem qual valor eles entregam para seus clientes e consumidores. Isso de fato é um grande problema, pois sem saber o que estamos fazendo é difícil definir o que deve ser feito e quais mudanças serão relevantes.

E assim se acumulam etapas desnecessárias nos processos, se perpetuam tecnologias ultrapassadas e as pessoas vão ficando desgastadas e com equipes infladas.

É nesse tipo de cenário que a gestão de processos organizacionais surge como uma ferramenta indispensável para viver uma grande transformação.

Veja alguns benefícios de um bom gerenciamento de processos.

Quais os benefícios da gestão de processos organizacionais?

  • Maior produtividade: Com a gestão de processos organizacionais você pode Identificar e eliminar gargalos, além de automatizar as tarefas repetitivas, reduzindo a quantidade de trabalho manual e consequentemente elevando a produtividade da equipe.
  • Redução de custos: Com a gestão de processos organizacionais é possível desde reduzir o desperdício de materiais no input e, até, diminuir gastos com multas ou duplicidade de pagamentos.
  • Melhor controle: o controle melhora naturalmente com os processos devidamente padronizados e automatizados. É possível manter auditorias, histórico e dados importantes para apoiar a tomada de decisão gerencial.
  • Maior visibilidade: facilita a identificação de quem está fazendo o quê, quando e qual a próxima etapa. É possível ter muito mais visibilidade no micro e macroambiente, elevando a responsabilização e transparência na organização, destacando oportunidades de melhoria nos fluxos de processos.
  • Melhoria na experiência do Cliente: Um equívoco muito comum é acreditar que os processos organizacionais (geralmente os de apoio) não tem influência alguma na percepção do cliente final, isso não é verdade. Processos mais ágeis, consistentes e eficientes apoiam uma experiência positiva com a marca da empresa. 

“Se você não pode medir, não pode gerenciar”.

Essa famosa frase de Peter Drucker, conhecido como o pai da administração moderna, é um alerta para nós sobre a importância de medir e gerenciar.

A pergunta é: como medir algo que não conhecemos? Todos concordamos que a gestão de processos organizacionais é um processo contínuo que começa com a compreensão profunda de cada necessidade e etapa.

Só assim podemos criar ações estratégicas que nos levem a alcançar os benefícios listados acima.

Para colocar isso em prática existem diferentes conceitos de qual seria o passo a passo ideal, considerando que o mapeamento de processos pode ser extremamente simples ou muito complexo. 

Mas um exemplo padrão de ciclo BPM pode compreender as seguintes fases:

1.Planejamento:  

Fase em que os processos existentes, e os futuros, são discutidos entre as partes interessadas para documentação. 

Essa etapa compreende o mapeamento dos processos.

É nela que se levantam e definem as: 

  • Necessidades,
  • Responsáveis, 
  • Etapas, 
  • Regras de negócios, 
  • Notificações  
  • Outras peculiaridade de cada processo. 

2. Modelagem

A modelagem melhora os fluxos existentes de processos, reduzindo ou criando etapas e eliminando gargalos. Também define alternativas para que o processo seja bem sucedido, mesmo em situações atípicas, através da consideração de cenários hipotéticos.

Além disso, é útil para criar fluxos para necessidades específicas, onde não existem processos pré definidos. 

3. Implementação

Até aqui foi basicamente planejamento, agora é hora de colocar a mão na massa! A partir daqui, a equipe de TI implementa o que foi planejado. Isso envolve:

  • Configuração dos fluxos de trabalho;
  • Definição dos métodos para levantamento de dados;
  • Criação de dashboards; 
  • Criação de interfaces;
  •  Integração com sistemas e fontes de dados corporativos
  • Configuração de usuários e funcionalidades necessárias a cada etapa do processo.

4. Execução

 Depois de planejados e implementados, hora de efetivamente operacionalizar os processos. Ou seja, permitir que os participantes trabalhem com o novo fluxo instalado, obviamente será necessário prepará-los para isso.

Isso pode envolver treinar a equipe ou fazer mudanças organizacionais, de acordo com os objetivos pré-definidos. Depois disso é só testar, testar e testar! 

5. Monitoramento

Os novos processos estão funcionando? Como o próprio nome desta etapa sugere, é hora de monitorar!

Fazemos isso coletando os dados e medindo a eficiência da modelagem atual. Também é válido entrevistar as pessoas que trabalham nos processos, para entender quais melhorias fazem sentido.

6. Refinamento ou otimização

Com os dados e o histórico de desempenho do que foi implementado em mãos, é hora de analisar quais melhorias ainda são necessárias, o que não ficou tão bom assim e carece de otimização. 

Viu como é simples? Esse é um exemplo de ciclo de BPM padrão.

Quer simplificar ainda mais? Você pode usar um ciclo básico de PDCA

  • Plan – Criar um plano
  • Do – Executar
  • Check – Checar
  • Action – Agir

O ciclo PDCA segue a mesma lógica do ciclo BPM.

Na primeira etapa você pode identificar e modelar os seus processos, na segunda pode implementar para colocá-los em funcionamento, na 3ª acompanhar os resultados e oportunidades de melhoria  e na quarta utilizar o aprendizado que teve para criar outro plano.

Esse ciclo pode se repetir quantas vezes forem necessárias, até chegar a um plano que funcione melhor.

Independente do ciclo escolhido

É importante entender que independente do nome que se dá às etapas, ou qual ciclo você pretende seguir, a gestão de processos organizacionais sempre será contínua, ou seja, quando chegar à última etapa você pode retornar à primeira ou qualquer outra.

Da mesma forma, é interessante reavaliar os processos de tempos em tempos, pois é natural que evoluam conforme a empresa se desenvolve. Também devemos combater ideias como “sempre foi feito assim”, ou “não se mexe em time que está ganhando”.

Lembre-se que nem tudo que teoricamente está dando “certo”, realmente é bom. Muitos processos que funcionam poderiam estar muito melhores com apenas algumas mudanças. 

A gestão de processos organizacionais é justamente isso, pegar algo que está ruim e melhorar. Pegar algo que está relativamente bom e otimizar até ficar muito melhor.

 E para isso basta fazer as perguntas certas e estudar constantemente os processos, até encontrar as oportunidade de melhoria que realmente farão sentido no seu negócio.

E aí, o que achou deste conteúdo? Ficou com alguma dúvida sobre a gestão de processos organizacionais ou quer deixar a sua opinião sobre o tema? Deixe aqui nos comentários e vamos continuar a falar sobre isso =)

Leia também: O que são processos de negócios e como otimizá-los com tecnologia?

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