Gestão de documentos hospitalares: Tudo o que você precisa saber!

Na imagem que representa a gestão de documentos hospitalares, vemos duas mulheres numa bancada, uma de cada lado. Uma está passando um documento para a outra para ser assinado.

A gestão de documentos hospitalares é uma questão que sempre foi debatida na administração de hospitais e clínicas médicas, afinal, instituições de saúde lidam com muitos arquivos e informações.

No entanto, em 2018 as discussões se intensificaram, a partir da aprovação de uma legislação que regulamenta a digitalização dos prontuários dos pacientes, documento hospitalar de maior relevância no contexto médico. 

A lei 13.787/18 foi criada para assegurar a integridade, autenticidade e confidencialidade dos arquivos digitais hospitalares com o objetivo de facilitar a gestão e reduzir o uso de papéis em instituições de saúde.

Esta foi uma inovação muito esperada pela classe administrativo-hospitalar que sempre lidou com muitos contratempos relacionados à gestão de documentos neste setor.

Mas hoje, em 2022, ainda não podemos dizer que o assunto está resolvido. É preciso continuar discutindo este tema para que as instituições possam avançar ainda mais na digitalização de seus arquivos.

Por isso, nas próximas linhas eu vou te ajudar a entender como a tecnologia pode ajudar a otimizar os processos de gestão de documentos hospitalares para minimizar riscos e reforçar a segurança.

A importância da gestão de documentos hospitalares

A administração de documentos hospitalares é uma parte da gestão hospitalar que permite um controle mais eficaz de informações e mais agilidade em processos com documentos.

Todas as organizações que lidam com grandes volumes de informações sabem que não é fácil manter a guarda e controle de muitos arquivos.

Como alguns documentos em instituições de saúde possuem históricos que não podem ser perdidos, a lei orienta guardá-los pelo período mínimo de 20 anos, a partir do último registro. 

Após esse tempo, sejam em papel ou digitalizados, eles podem ser eliminados. Mas até lá, a preservação dos dados neles contidos é de responsabilidade da instituição.

A digitalização de documentos hospitalares existe para garantir a integridade dos arquivos no decorrer do tempo. E também colabora para a redução de custos, organização, controle e rastreabilidade das informações.

O objetivo é que no futuro as instituições de saúde possam zerar o uso de papel, assumindo o conceito paperless. A digitalização é a solução mais concreta para ajudar as instituições a atingirem essa meta.

A tecnologia mudou tudo 

A busca por inovação e modernização de processos antigos é um caminho inevitável. Com a gestão de documentos hospitalares não seria diferente.

Gerenciar prontuários de pacientes manualmente, ou sem um sistema informatizado de gestão, deu certo durante muito tempo graças às boas práticas determinadas por órgãos como o SAME -Serviço de arquivamento Médico e Estatístico.

banner com ilustração de uma menina com lupa analisando um documento. Texto na imagem: traga seu legado, armazene, gerencie e assine documentos eletornicamente com o Holmes solicitar demonstração.

No entanto, mesmo com todo o cuidado do mundo, arquivos em papel podem se deteriorar com o tempo ou com acidentes. 

Perder arquivos por falhas humanas é mais comum do que se imagina. Exemplo disso foi o que aconteceu em 2014 no CEME– Centro Municipal de Especialidades Médicas de São Carlos. 

A administração da unidade confirmou que parte dos prontuários simplesmente sumiu – não se sabe ao certo o que houve com os arquivos. Isso atrapalhou diversos atendimentos e foi até caso de polícia.

 Na época, a instituição se comprometeu em fazer a digitalização dos documentos para garantir a segurança das informações e evitar futuras perdas. 

Este não é um caso isolado, infelizmente, e são por situações assim que a digitalização se tornou inevitável., mas outras preocupações também devem ser levadas em consideração, a dificuldade em acessar informações é uma delas.

Digitalizar o acervo do hospital é uma forma de agilizar os atendimentos e também reduzir custos, considerando que a guarda de documentos pode ocupar muito espaço, às vezes pavilhões inteiros, e muitas vezes isso significa gastos elevados para o hospital. 

Tipos de documentos hospitalares

Além da ficha do paciente, são tipos de documentos hospitalares bastante comuns:

  • Prescrições médicas;
  • Laudos de exames;
  • Atestados;
  • Exames laboratoriais e de imagem;
  • Autorizações dos planos de saúde;
  • Contas médicas
  • Guias de exames e internações
  • Receitas de medicamentos.

Esses são documentos ligados à parte médica, mas um hospital, como qualquer outra empresa, também precisa de um controle rígido dos arquivos trabalhistas, financeiros e fiscais. 

Arquivos trabalhistas, assim como os prontuários, devem ser armazenados por muito tempo e sua integridade deve ser preservada. 

Documentos financeiros precisam ser verificados diversas vezes para evitar falhas e duplicidades de pagamento.

Nesse contexto, o desafio dos gestores é atender todas as camadas da gestão de documentos nos hospitais, com uma estratégia 360º. Lá na frente conheceremos uma solução que pode ajudar nisso.

Como digitalizar e gerenciar documentos hospitalares?

A digitalização de documentos hospitalares é feita a partir da conversão ou criação do arquivo no meio digital, com tecnologia específica. 

Os documentos digitalizados devem representar todas as informações contidas nos originais (em papel). Para validação de prontuários eletrônicos, segundo a Lei Lei nº 13.787, devem ser utilizados certificados digitais ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito.

Após a digitalização, é permitido descartar o documento, desde que observados os requisitos das legislações relacionadas (verifique as especificações de cada tipo de documento).

Uma boa estratégia de gestão do documento hospitalar precisa prever todo o ciclo de vida do arquivo, desde quando ele é recepcionado, até o momento em que ele é eliminado ou devolvido ao dono.

Neste período, é necessário compreender o seu uso durante os processos em que eles serão utilizados, e planejar o manuseio, segurança, armazenamento e descarte. 

Outro item importante é a respeito da escolha dos sistemas utilizados, pois eles devem proteger os arquivos do acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

Os sistemas responsáveis pela gestão de documentos são conhecidos como GED – Gestor eletrônico de documentos. Mas a seguir eu quero te mostrar as vantagens de usar um sistema que vai além da gestão de documentos.

 

BPMS e GED para hospitais

 

Para uma gestão de documentos 360º, que tal unir o poder do GED com o BPMS? 

O uso de sistemas de gestão eletrônica de documentos- GED para hospitais atende às principais necessidades das instituições na guarda e manuseio dos arquivos.

Prontuários armazenados no SAME podem ser digitalizados e guardados permanentemente com toda a segurança, assim como documentos trabalhistas, fiscais e financeiros.

Veja alguns benefícios da implementação do GED para hospitais:

  • Armazenamento dos arquivos em Nuvem, o que possibilita redução de espaço físico e em HD e permite o acesso de qualquer lugar;
  • Consulta on-line com segurança, agilidade e facilidade;
  • Segurança nas informações com auditoria de todas as ações de cada usuário;
  • Redução do uso de papel;
  • Redução de custos em alguns casos;

 

Agora, se você quer evoluir ainda mais a solução para atender às necessidades de diversos departamentos do hospital, um BPMS pode fazer bem esse papel promovendo a melhoria contínua de processos no hospital.

Algumas possibilidades que a tecnologia oferece:

Com um BPMS é possível criar fluxos de trabalho entre departamentos, com regras de negócios automatizadas. Além disso, é possível integrar com outros sistemas para oferecer soluções mais completas para cada departamento.

Você pode agilizar processos, evitar falhas humanas e identificar rapidamente duplicidades implementando fluxos de checagens e aprovações entre departamentos.

Os arquivos serão armazenados em nuvem, com backups periódicos para garantir a segurança das informações, além disso, existe um controle rigoroso de usuários e auditoria de todas as ações. 

Leia mais: Gestão de processos em hospitais: quais os benefícios do BPMS no setor da saúde

Conheça o Holmes

Aqui no Holmes nós oferecemos um combo de funcionalidades que atendem processos e documentos em uma só plataforma, por isso, dizemos que somos um BPMS com GED.

Atendemos grandes hospitais pelo Brasil e temos clientes certificados HIMSS que implementaram a cultura paperless com apoio da nossa ferramenta.

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Case Hospital Santa catarina