Ferramentas de workflow: descubra qual a melhor opção para o seu negócio

Ferramentas de workflow te ajudam a enxergar a sequência de atividades e ações do dia a dia da sua empresa para compreender como as etapas se relacionam. Isso é extremamente poderoso para quem precisa otimizar o controle e organização das tarefas. 

Para quem deseja adicionar ainda mais poder à gestão, também existe a opção de automatizar determinadas etapas dos seus fluxos de trabalho. Porém, para cada objetivo existe um tipo de plataforma mais indicada.

Por isso, se você chegou até aqui, continue comigo que eu vou te ajudar a entender melhor o que as diferentes ferramentas de workflow podem fazer pela sua empresa.

 

Muito prazer, Workflow

 Workflows são uma sequência de atividades que estão interligadas. O nome traduzido para o bom português deixa tudo mais claro: são fluxos de trabalho. E como todo bom fluxo, eles têm começo, meio e fim.

Toda empresa tem séries de atividades que passam por diversos responsáveis e que dependem de um conjunto de critérios em cada etapa. É por isso que os fluxos de trabalho não se resumem à gestão de tarefas. 

Você pode ter um checklist de afazeres que não estão interligados. Ex: fazer compras, abastecer o carro, pagar a conta de energia… Veja que nenhuma dessas atividades depende da outra. 

Em um fluxo de trabalho as ações são sequenciais e interdependentes, podendo cada uma ter seu próprio responsável. Exemplo: fazer um pedido de compra, realizar cotações, aprovar a cotação, liberar a verba, fazer a compra e enviar a nota fiscal para o financeiro. Todas essas ações menores são parte de um processo maior.

Percebe a diferença? Visualmente, pode ser mais fácil de entender. Afinal, Confúcio já dizia que “uma imagem vale mais que mil palavras“:

A foto acima representa perfeitamente um fluxo de trabalho. Inclusive, muitas ferramentas de workflow utilizam esse formato, BPMN, para mapear as etapas – por ser a mais apropriada e adaptável a diferentes cenários. 

 

Ferramenta de Workflow, pra que te quero?

A questão não é se você precisa de workflows, porque eles existem mesmo que você não queira. No dia a dia da sua empresa há diversas tarefas que precisam ser feitas seguindo uma série de critérios, e quanto a isso não há discussão. Então, a questão é se você irá definir isso estrategicamente e qual tipo de ferramenta de workflow você irá utilizar. 

A escolha de uma plataforma depende do que você quer fazer e como deseja gerenciar os fluxos.

Eu diria que existem pelo menos dois motivos principais entre as opções:

 

1- Para mapear/desenhar processos

Se você já estudou um pouquinho de gestão de processos, sabe que desenhar os seus workflows é extremamente importante para a tomada de decisão e apresentação de melhorias. 

 Não é à toa que metodologias como BPM utilizam diagramas para representar visualmente os fluxos de trabalho. Embora o conjunto de práticas da gestão de processos envolva diversas outras coisas, é a partir do mapeamento que tudo começa. 

 Os diagramas, nesse contexto, servem para organizar de forma visual e ordenada as suas ações, como uma forma de documentar os processos. 

As ferramentas de workflow deste tipo costumam ficar só no desenho mesmo. Para quem quer adicionar tecnologia aos fluxos, os workflows também são essenciais. E isso nos leva ao segundo motivo.

 

2- Para automatizar processos 

 Podemos dizer que toda ferramenta de automação de processos se relaciona com workflows de alguma forma. Algumas utilizam a notação BPMN, que é a linguagem universal mais utilizada em desenho de fluxos. Mas existem outras estratégias também.

Se você pretende utilizar uma ferramenta de workflow que automatiza processos, entender a abordagem utilizada pelo sistema é fundamental. Kanbans, por exemplo, possuem certas limitações em relação à automação de regras de negócios. Para demandas de processos mais críticos, que precisam de um controle mais rigoroso, podem não ser a melhor opção. 

Veja a diferença entre um processo desenhado em kanban e depois em fluxo, imagine quando as colunas dos kanbans estiverem lotadas de tarefas – o caos que isso pode significar:

Na imagem vemos um workflow de reembolso exemplificado em kanban e em fluxograma

Perceba que a própria visualização do fluxo oferece mais clareza sobre as etapas. O que, no entanto, não significa que o kanban não seja uma boa estratégia. Como dissemos, depende do que você busca.

 

Quais os benefícios de usar uma ferramenta de workflow automatizado?

 A automação de fluxos de trabalho melhora a organização, controle e produtividade das empresas. Boas ferramentas de workflow (para automação) devem ser capazes de automatizar regras de negócios, desde as simples às mais complexas, para que o andamento dos processos dependa cada vez menos das pessoas.

Quanto mais flexível for a ferramenta, mais aplicações ela terá. O Holmes, por exemplo, é extremamente versátil, por isso, ele é capaz de atender diferentes processos, sem dificultar muito a implantação, graças aos seus recursos no/low-code

Com o Holmes, você pode criar workflows inteligentes para que as pessoas realizem as tarefas da forma mais simples possível. Sem ter que conhecer ou sequer pensar sobre os processos.

É uma ferramenta de workflow indicada para quem precisa de agilidade, controle, versatilidade e autonomia para gerenciar os próprios fluxos. O Holmes se adapta ao seu processo.

Então, se o seu objetivo com uma ferramenta de workflow é ter rastreabilidade, produtividade, eficiência e organização das atividades, prazos, ações e informações da sua empresa, vamos bater um papo!

Descubra como o Holmes pode te ajudar a acelerar a transformação digital da sua empresa, levando os seus processos para um outro nível de maturidade.

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