Ferramentas de workflow: Para que servem e quais os benefícios para sua empresa?

na imagem vemos duas pessoas, elas estão de costas e se suas mãos aparecem na imagem. Ambas estão em um laptop. Na tela do computador vemos um fluxo de trabalho representando as ferramentas de workflow que falamos no artigo.

Ferramentas de workflow ajudam você a enxergar sua sequência de atividades do dia a dia para compreender como as etapas se relacionam. Isso é extremamente poderoso para quem precisa otimizar a organização e controle das tarefas. Mais poderoso ainda é automatizar processos e gerenciar demandas. No entanto, para cada um desses objetivos existem plataformas mais indicadas.

 Por isso, se você chegou até aqui, continue comigo que eu vou te ajudar a entender melhor o que as diferentes ferramentas de workflow podem fazer pela sua empresa.

Muito prazer, Workflow

 Workflows são uma sequência de atividades que estão interligadas. O nome traduzido para o bom português deixa tudo mais claro: são fluxos de trabalho. E como todo bom fluxo, eles têm começo, meio e fim.

Toda empresa tem séries de atividades que passam por diversos responsáveis e que dependem de um conjunto de critérios para definir sua sequência em cada etapa. 

É por isso que fluxos de trabalho não são a mesma coisa que gerenciamento de tarefas. Você pode ter um checklist de afazeres que não estão interligados. Ex: fazer compras, abastecer o carro, pagar a conta de energia… Veja que nenhuma dessas atividades depende da outra. 

Em um fluxo de trabalho as ações são sequenciais e interdependentes. Podendo cada uma ter seu próprio responsável. Exemplo: fazer um pedido de compra, realizar cotações, aprovar a cotação, liberar a verba, fazer a compra e enviar a nota fiscal para o financeiro. Todas essas ações menores são parte de um processo maior.

Percebe a diferença? Visualmente, pode ser mais fácil de entender. Afinal, não foi Confúcio que disse que “Uma imagem vale mais que mil palavras“?

A foto acima representa perfeitamente um fluxo de trabalho. Inclusive, muitas ferramentas de workflow utilizam esse formato, de fluxograma, para mapear as etapas – por ser a mais apropriada e adaptável a diferentes cenários. 

Ferramenta de Workflow, pra que te quero?

Workflows existem mesmo que você não queira. No dia a dia da sua empresa existem diversas tarefas que precisam ser feitas seguindo uma série de critérios, e quanto a isso não há discussão. Mas usar uma ferramenta de workflow de um tipo ou de outro depende de o que você quer fazer e como você deseja gerenciar esses fluxos.

Eu diria que existem pelo menos dois motivos principais para você baixar agora uma ferramenta e começar a usar:

1- Para mapear processos

 Processos nada mais são que uma sequência de atividades, certo? Mesmo que você não tenha nada mapeado, sua série de atividades é real. E quem trabalha nela geralmente a conhece bem. Mas, como dissemos lá no começo, é poderoso ver como as coisas acontecem. 

 Não é à toa que metodologias como BPM utilizam diagramas para representar visualmente os fluxos de trabalho. Embora o conjunto de práticas da gestão de processos envolva diversas outras coisas, é a partir do mapeamento que tudo começa. 

 Os diagramas nesse contexto servem para organizar de forma visual e ordenada as suas ações, como uma forma de colocar a inteligência no papel. Bem, não necessariamente no papel, existem ferramentas de workflow que servem para criar esses desenhos. 

Com a representação em mãos é mais fácil fazer análises e encontrar pontos de melhoria. Para quem quer começar a automatizar, os workflows também são essenciais. E isso nos leva ao segundo motivo.

2- Para automatizar processos 

 Podemos dizer que toda ferramenta de automação de processos se relaciona com workflows de alguma forma. Algumas utilizam a notação BPMN, que é a linguagem universal mais utilizada em desenho de fluxos. Mas existem outras estratégias também.

Se você pretende utilizar uma ferramenta de workflow que automatiza processos, entender a abordagem utilizada pelo sistema é fundamental. Kanbans, por exemplo, possuem certas limitações em relação à automação de regras de negócios. Para demandas recorrentes que precisam de um controle mais rigoroso, podem não ser a melhor opção. 

Veja a diferença entre um mesmo processo em kanban e em fluxograma, pense que nas colunas dos kanbans podem se acumular tarefas – imagine o caos que isso pode significar:

Na imagem vemos um workflow de reembolso exemplificado em kanban e em fluxograma

Perceba que a própria visualização do fluxograma oferece mais clareza sobre as etapas. O que, no entanto, não significa que o kanban não seja uma boa estratégia. Como dissemos, depende do que você busca.

Quais os benefícios de usar uma ferramenta de workflow automatizado?

 A automação de fluxos de trabalho melhora a organização, controle e produtividade das empresas. Boas ferramentas de workflow devem ser capazes de automatizar regras de negócios para que o andamento dos processos dependa cada vez menos das pessoas.

 Mas os benefícios se relacionam com o que a plataforma escolhida se propõe a entregar. Já vimos que algumas se concentram apenas na organização das atividades, enquanto outras oferecem mais recursos para automação de regras variadas. 

 O Holmes se encaixa nesse segundo caso. Por ser uma ferramenta no/low-code nossa plataforma se propõe a entregar workflows inteligentes para que as pessoas possam concluir suas tarefas da forma mais simples possível. Sem ter que conhecer ou sequer pensar sobre os processos.

É uma ferramenta de workflow indicada para quem precisa de agilidade e controle com versatilidade e autonomia para criar os próprios fluxos. O Holmes se adapta ao seu processo, diferente de outras plataformas que obrigam seu processo a se adaptar à ferramenta. 

Mas para não ficar só nas minhas palavras vou deixar um link aqui embaixo para você testar gratuitamente o nosso sistema. Você terá 15 dias grátis para experimentar à vontade. Eu espero que você goste e que esse artigo tenha te ajudado a entender melhor o que as ferramentas de workflow podem fazer pela sua empresa.