Diagrama Ishikawa: como analisar a causa e efeito de problemas da empresa?

Na imagem vemos um rapaz vestido de cammisa social desenhando um diagrama ishikawa.
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 Como você lida com problemas e desafios? A melhor forma de curar uma dor é tratando a sua causa, concorda? Podemos dizer que esse princípio se aplica a qualquer coisa, seja na vida pessoal ou profissional. Para resolver um problema é preciso identificar o que o gerou. É por isso que hoje eu vou te apresentar o diagrama ishikawa, uma técnica de gestão baseada na relação entre causa e efeito.

O diagrama ishikawa é uma ferramenta que serve para ajudar a melhorar processos organizacionais. Continue a leitura e descubra como usá-la durante o ciclo BPM.

O que é diagrama Ishikawa

O diagrama Ishikawa leva esse nome em homenagem ao seu criador, o professor e engenheiro químico japonês, Kaoru Ishikawa, que desenvolveu a técnica em 1943. A ferramenta também é conhecida por outros nomes, como espinha de peixe, diagrama de causa e efeito ou matriz 6M.

Essa ferramenta, que surgiu na área da qualidade, foi criada para ajudar estaleiros de Kawasaki. Depois se popularizou para além do Japão.

O objetivo do diagrama de causa e efeito é ajudar a identificar a raiz dos problemas.

Falha é a semente do sucesso

Segundo Ishikawa, as falhas são as sementes do sucesso. Um problema, além de tudo, é uma oportunidade de aprendizado para as organizações. Resolver situações em que o processo não foi bem sucedido exige a compreensão do contexto completo.

Por isso, Ishikawa entendia a necessidade de agir na causa do problema. Daí o surgimento do diagrama composto por seis categorias, também conhecidas como 6M.

  • Método: problemas relacionados à maneira como o processo está sendo executado.
  • Máquina: ineficiências dos maquinários ou sistemas utilizados
  • Material: dificuldades relacionadas aos insumos usados no processo
  • Mão de obra: características das pessoas que atuam nos processos
  • Medidas: métricas estabelecidas de forma incorreta
  • Meio ambiente: inconformidades no ambiente de trabalho em que o processo acontece

Para preencher o diagrama, imagine a situação problema e levante possíveis causas em cada categoria. Veja abaixo um exemplo, observe que o modelo mais comum da ferramenta se parece com uma espinha de peixe:Na imagem vemos um exemplo de como é o diagrama Ishikawa. O diagrama se parece com uma espinha de peixe. Ele tem uma espécie de cabeça, que é um quadrado onde está escrito "problema identificado". Ligado a esse quadrado tem uma linha divisória, nessa linha há seis caixinhas, cada uma com um título: método, material, meio ambiente, máquina, mão de obra e medidas. Cada caixinha dessa representa uma categoria de possíveis causas dos problemas.

Diagrama Ishikawa durante o ciclo BPM

Se você já conhece o ciclo BPM, sabe que o trabalho de aperfeiçoar processos é contínuo. A essência de um projeto de BPM é encontrar oportunidades de melhoria.

O diagrama Ishikawa pode ser útil para identificar gargalos nos processos, principalmente nas fases de modelagem e melhoria. Essa ferramenta de apoio pode ajudar a entender o contexto macro dos problemas.

 

Como preencher o diagrama de Ishikawa?

O diagrama de causa e efeito pode ser preenchido individualmente ou com a ajuda de um grupo multidisciplinar. No segundo caso, é feito um brainstorming e as colunas são preenchidas de acordo com as contribuições de cada um. Sem mistério!

Para começar, devemos elencar o problema a ser analisado e registrá-lo no quadrado que fica na ponta da espinha de peixe.

Nas colunas, conforme o 6M for aparecendo, podemos destrinchar nos perguntando por que cada uma delas está acontecendo. Isso deve nos ajudar a compreender o problema de forma mais profunda.

Veja abaixo um exemplo de diagrama ishikawa preenchido:

Na imagem vemos um exemplo de como é o diagrama Ishikawa já preenchido. O problema analisado nesse caso é o atraso no envio de documentos para contratação. Em cada categoria tem alguns pontos levantados: Medida: O SLA é muito curto para o processo da forma que está, gestores não forneceram metas específicas para esse processo Método: processo não padronizado Pessoas: cada pessoa realiza o processo de um jeito, as regras estão na cabeça de uma funcionária mais antiga. Equipamentos: às vezes o novo colaborador envia alguns documentos mas esquece de outros porque não tem um sistema próprio para o envio, documentos são enviados por email e dúvidas são tiradas pelo telefone Meio ambiente: Os colaboradores estão trabalhando em home office sem as condições ideais Materiais: os novos contratados gastam com impressão e papale pois o processo é analógico.

Como utilizar o diagrama Ishikawa?

O diagrama de causa e efeito pode ser usado em qualquer situação em que haja um problema a ser analisado, até mesmo na nossa vida pessoal.

Imagine uma pessoa que não está conseguindo ser produtiva, ela pode usar essa ferramenta para entender o que está impedindo o sucesso dela. Inclusive, recomendo esse exercício.

Com essas respostas, você poderá criar um plano de ação para combater as causas dos problemas. Teoricamente, se os pontos críticos levantados na espinha de peixe forem eliminados, será possível, no mínimo, melhorar o processo e reduzir o impacto que a inconformidade estava causando.

É isso! Ah, antes de ir, tenho um “mimo” para te dar. Vou deixar aqui embaixo uma planilha do diagrama Ishikawa. É só clicar e fazer uma cópia do documento para utilizá-lo.

No banner vemos uma ilustração de um rapaz sentado em sua mesa de trabalho digitando no computador. Há também o texto em destaque "diagrama Ishikawa:analise causas e efeitos de problemas de qualquer natureza" clicando no banner abre a planilha de Ishikawa.

 

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Forte abraço.

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