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Como lidar com as dificuldades relacionadas à mudança de processo?

Como lidar com as dificuldades relacionadas à mudança de processo?

9 de março de 2020

Você já precisou mudar algo nos processos da sua empresa? Então, deve se lembrar que não é nada fácil lidar com os impactos que as mudanças causam na cultura da organização. Por outro lado, não mudar significa submeter a equipe a processos mal otimizados que só nos fazem perder tempo e dinheiro.

Então, no artigo de hoje vou falar de mudança de processo e de como lidar com isso através de uma boa gestão de mudanças organizacionais.

Por que a mudança de processo é tão importante?

 As mudanças nos processos são alterações realizadas nos fluxos de trabalho, relacionadas a: 

  • Etapas; 
  • Forma de execução;
  • Atribuições de responsabilidades; 
  • Ferramentas utilizadas;
  • Métodos; 
  • Sistemas;
  • E outros.

Elas são implementadas para melhorar o desempenho da empresa gerando redução de custos, execuções mais rápidas, aumento de produtividade, maior qualidade de produção e outros aspectos que possam ajudar no crescimento e sustentação do negócio.

É importante ressaltar que a mudança é um processo contínuo. A melhoria contínua dos processos é necessária para a manter as vantagens, afinal muitas vezes implementamos boas mudanças para o “agora”, mas com o passar do tempo surgem novas necessidades, ferramentas e métodos mais eficazes que podem nos ajudar a otimizar ainda mais nossos processos.

 Postergar mudanças importantes pode levar a empresa a perder vantagem competitiva. Isso na prática pode significar: 

  • Gargalos, 
  • Custos elevados, 
  • Equipes infladas e sem perspectiva, 
  • Estruturas precárias 
  • E muitos outros.

 O fato é que em um mundo tão acelerado e competitivo como o que vivemos, muitas vezes uma mudança de processo pode ser um pré-requisito para a sobrevivência da empresa, mesmo assim, muitas organizações acabam deixando essa tarefa para depois, por conta das inúmeras dificuldades que geralmente acompanham essas transformações.

Mudanças de processos são inevitáveis, mas nem tudo são flores!

 Você já tentou implementar uma tecnologia na organização e sentiu que não houve aderência por parte das pessoas? 

 Já viu uma tentativa de mudança ir por água abaixo porque não houve engajamento das equipes ou até a implementação de um novo método ou sistema demorar meses, apenas por conta da resistência dos usuários? 

 Este cenário é mais comum do que você imagina e o impacto direto na cultura organizacional, que acontece durante as mudanças organizacionais, é a principal dificuldade dos gestores.

Na teoria, todos nós amamos mudar, mas na prática ter que reaprender a fazer algo não é tão agradável quanto parece. Para que isso seja “aceito” pelas pessoas, é importante que as mudanças façam sentido para elas, ou seja, que elas sintam vontade de mudar.

 É por isso que tantas iniciativas de BPM falham e acabam sendo abandonados. Desenhar o processo e implementar um sistema não é a parte mais difícil, mas lidar com a forma como as pessoas recebem essas mudanças pode ser extremamente difícil.

É para isso que existe a gestão de mudança: para combater a resistência e ajudar as empresas na implementação de transformações sadias, tanto para o negócio quanto para as equipes envolvidas.

Então, antes de implementar uma mudança de processo é importante um bom planejamento. Para isso trouxemos dicas simples que podem ajudar bastante!

A seguir, veja algumas ações que podem ajudar a minimizar os impactos das mudanças organizacionais:

1- Antes de qualquer coisa, escute:

  Para ter condições de implementar novas tecnologias é muito importante analisar profundamente o cenário atual da empresa. Falando assim parece fácil, mas muitas empresas não conseguem fazer isso sozinhas e, neste caso, pode ser interessante contratar uma consultoria especializada.

 De qualquer forma, um bom jeito de visualizar o cenário atual e levantar a expectativa do pessoal é: ouvir as pessoas!

E mesmo que você já saiba como está o cenário da empresa, demonstre que está interessado em ouvir. Você pode fazer isso criando formulários de pesquisa,  colocando os gestores para bater um papo com cada membro da equipe individualmente, ou você mesmo pode conversar com “pessoas-chave” no processo em questão. 

 Esse é o primeiro passo para fazer com que todos se sintam parte da transformação que você pretende implementar, e ninguém melhor para ajudar a encontrar soluções para os processos do que quem trabalha neles todos os dias.

2- Defina objetivos!

Para começar o seu planejamento de mudanças responda 3 perguntas:

  • Por que mudar? 
  • Esse é o momento ideal? 
  • Quais resultados esperamos alcançar com essas mudanças?

O seu objetivo pode ser redução de custos, aumento de produtividade, agilidade de execução ou qualquer outro que faça sentido na organização. Seja qual for a finalidade do processo em questão, quanto mais mensurável, melhor. 

É recomendável utilizar parâmetros externos também, sempre que possível. Iisso significa utilizar benchmarking e comparar seus processos com outras empresas do mesmo setor, para identificar os pontos que está deixando a desejar em relação à concorrência.

Exemplo: Se o concorrente entrega a mercadoria mais rápido que você, quais pontos do processo dele podem ser melhores que o seu e como melhorar o seu processo para não “ficar para trás”?

3- Tenha visão dos riscos

 Quais serão os impactos negativos da mudança de processo que você deseja implementar? 

 É muito importante ter noção de quais outros processos serão impactados e quais sistemas estão envolvidos nesta mudança. Isso tudo te ajudará a pensar em planos de ação para diminuir os efeitos negativos nestes casos. 

 Por exemplo, se você vai integrar diversos sistemas, possivelmente pode acontecer um período de instabilidade. Isso é bastante normal, mas, nestes casos, um bom plano de comunicação pode ajudar a evitar contratempos com os clientes e colaboradores. Tal iniciativa é algo simples, mas que faz toda a diferença e mesmo assim é esquecido por muitas organizações.

4- Identifique os envolvidos

 Lembre-se que trabalhar com as pessoas é a parte mais crítica da mudança de processos. Faça um levantamento rigoroso de quem serão as pessoas envolvidas, quais áreas e quem serão os agentes (precursores) da mudança.

 Muitas pessoas se sentem perdidas em períodos de mudanças nas empresas, porque não se sentem amparadas, sentem que as informações estão soltas, não sabem o que fazer e nem com quem tirar as dúvidas.

Uma boa dica é começar de cima, instruindo os gestores sobre necessidades da mudança para que eles comprem a ideia e as promovam, ensinando como deve acontecer a transformação, quais ações devem ser tomadas em cada situação e quem são as pessoas com quem tirar dúvidas.

5- Comunique, treine e engaje

 Essa é a parte mais importante: comunicar toda a equipe. Não basta chegar e simplesmente dizer: Vamos mudar e pronto! Comunique o porquê dessa mudança ser tão importante para a empresa nesse momento. 

Ofereça treinamentos, deixe claro os objetivos da organização e mostre que as pessoas fazem parte da mudança e que não é cada um por si neste processo. 

Comunique o pessoal sobre o cronograma de testes, sobre os objetivos e sobre a importância de cada um fazer a sua parte. Quando este período passar e os resultados começarem a surgir volte e mostre o que funcionou, assim você começará a criar uma cultura de mudanças contínuas.

Lembre-se de tudo o que falamos hoje quando pensar em implementar alguma mudança de processo na sua empresa. Afinal, mudar é inevitável, mas é preciso um bom plano de gestão de mudanças se não quisermos sofrer péssimas consequências.

Espero que esse conteúdo tenha te ajudado! Quer contribuir com a discussão? Deixe seu comentário =)

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