Automação de processos: Tudo o que você precisa saber!

 A automação de processos é um dos temas mais quentes da área tech ultimamente. Segundo uma pesquisa da Forrester Consulting, 80% dos líderes de negócios consideram esse um assunto essencial para as empresas. Isso se deve ao grande avanço da transformação digital em todo o mundo. 

 Porém, esse tema vai além do que imaginamos. Falar apenas em automatizar processos pode ser bastante genérico, afinal, existem vários tipos de processos, necessidades e tecnologias. Por isso, neste guia, vamos destrinchar esse assunto e explicar tudo o que você precisa saber sobre automação de processos.

O que é automação de processos?

 Automatizar um processo que é realizado de forma manual é transferi-lo, total ou parcialmente, para um sistema no qual ele possa ser executado com o mínimo possível de interferência humana. O que não significa, ao contrário do que muitos pensam, que o processo se fará totalmente sozinho.

 A automação de processos nem sempre isenta a participação humana do gerenciamento ou conferência de uma atividade, mas reduz significativamente os esforços das pessoas no fluxo de ações realizadas. Isso, por si só, é um benefício gigantesco para quem lida com diversas demandas. Mas tem muitos outros itens nessa lista.

Benefícios da automação de processos

 A produtividade sempre foi um dos benefícios mais importantes quando se fala em automação de processos. Uma pesquisa realizada pela Iteris Consultoria & Software, há alguns anos, já apontava que 87% dos entrevistados acreditavam que automatizar tarefas poderia gerar maior produtividade, liberando as pessoas para focar em outras atividades.

 Essa tendência vem se confirmando ao longo dos anos. Mas, como eu falei, a lista de benefícios da automação de processos prevê muitos outros itens:

  • Maior capacidade produtiva;
  • Mais confiabilidade no processo;
  • Aumento da eficiência;
  • Diminuição das falhas humanas;
  • Agilidade na execução das tarefas;;
  • Melhora na gestão e conhecimento das regras de negócios;
  • Redução das falhas de comunicação
  • Eliminação de silos departamentais;
  • Acessibilidade às informações;
  • Mais rastreabilidade dos processos.

 A automação de processos também pode ser uma excelente alternativa para reduzir custos operacionais em determinados casos, embora exista um investimento que nem todos os negócios realmente podem ou querem dispor.

E, já que falamos disso, vamos jogar a real e discutir também sobre os desafios da automação de processos.

Desafios da automação de processos

 Você já deve ter ouvido falar que algumas profissões deixarão de existir no decorrer dos anos porque serão feitas por robôs, certo? Essa é uma discussão interessante sobre os impactos da transformação digital na sociedade. O alerta que fica para nós é que precisamos nos adaptar. 

 É pouco provável que robôs consigam isentar o capital intelectual humano em algumas profissões ou processos, mas tarefas repetitivas tendem sim a ser assumidas pelas máquinas com o passar do tempo. Isso nos mostra a importância da capacitação profissional.

Esse tema daria um artigo só para falar dele, até porque precisaríamos debater outras questões que não vem ao caso agora. Para não nos alongarmos muito, vamos citar alguns dos desafios da automação de processos nos negócio:

  • Não ter visão clara dos processos;
  • Falta de mão-de-obra qualificada para executar a implantação das automações;
  • Dificuldade em engajar os envolvidos;
  • Necessidade de treinamento;
  • Pouca clareza dos resultados;
  • Dificuldade em gerenciar as mudanças propostas.

Agora que você já validou desafios e benefícios da automação de processos, vamos entender melhor os tipos de automação.

Qual a diferença entre automação e automatização de processos de negócios?

 Embora esses termos sejam usados como sinônimos pela maioria das pessoas, existe quem considere que há uma sutil diferença entre eles. 

Automação é quando há pouca ou nenhuma interferência humana no processo, enquanto na automatização ainda existe uma grande participação das pessoas na execução das ações.

 Podemos fazer um paralelo disso para descrever a diferença entre plataformas BPMS (Business process management software) e as tecnologias de RPA (Robotic Process Automation). Ambas automatizam processos, porém os níveis de automação são diferentes, veja: 

BPMS

O BPMS é o software baseado na disciplina de processos, BPM. Nós falamos bastante sobre BPM aqui no blog, você pode ler mais sobre esse tema no link que vou deixar aqui embaixo. 

 Nas ferramentas BPMS é possível automatizar processos operacionais e repetitivos das áreas de negócios das empresas. Existem sistemas mais robustos e outros mais leves, por isso, a aplicação também pode depender do que a solução se propõe a entregar. 

Mas, no geral, o que um BPMS faz é automatizar as regras de negócios em um fluxo de trabalho. Isso significa que as pessoas continuam tendo uma participação importante no processo, mas a orquestração das etapas é automatizada.

 Esse tipo de tecnologia é essencial para aumentar a produtividade e rastreabilidade nos processos, sem depender da memória das pessoas para saber o quê, quando e como algo precisa ser feito. Isso ajuda muito em fluxos que, apesar de repetitivos, são críticos e dependem de um grande volume de passos, documentos, conferências, aprovações e etc. 

Leia mais: O que é BPM, BPMN e BPMS e para que serve cada um?

RPA

Automação robótica de processos é o que há de mais próximo de uma automação com pouca ou nenhuma interação humana. Os robôs têm a capacidade de executar tarefas que possuem premissas muito bem definidas. Por exemplo: preencher um formulário, extrair dados de determinada fonte e muito mais. 

Assim como o BPMS, o RPA também pode ser mais ou menos robusto. Robôs mais avançados podem até tomar decisões complexas baseadas em aprendizado de máquina.

Tudo de forma programada, sem necessitar de ajuda humana para realizar essas ações. O RPA realmente pode assumir inteiramente a execução de tarefas repetitivas, desocupando a sua equipe para focar em outras atividades mais estratégicas.

No entanto, aplicar esse tipo de tecnologia exige cuidados. Geralmente, são soluções que atuam em pedaços dos fluxos de trabalho. Para compor sistemas mais completos pode ser uma boa alternativa juntar diferentes tecnologias, mas obviamente, isso depende do objetivo do seu negócio.

3 tipos de automação de processos que aumentam a produtividade do seu negócio

Agora que você já entendeu as diferenças entre as tecnologias disponíveis para automação de processos de negócios, vamos a três exemplos que, muitas vezes, estão relacionados.

Automação de tarefas

É normal que no dia a dia das empresas existam e-mails, mensagens e até telefonemas que na verdade são tarefas para serem realizadas, e que alguém despeja na ‘bandeja’ de outra pessoa.

Essa prática, muitas vezes, é bastante injusta com as pessoas a quem as demandas são direcionadas, porque existe uma sensação de imediatismo muito forte e também uma dificuldade de organização crescente à medida que o volume de ações aumenta.

A automação de tarefas pode ajudar na organização, centralização e controle dessas atividades. Melhorando a visão de prioridades, prazos e responsabilidades.

Automação de regras de negócios

 Se você ainda possui dúvidas sobre o que são regras de negócios, leia o artigo sobre esse tema aqui no nosso blog e entenda melhor. De modo geral, as regras de negócios são as condições que determinam se uma etapa segue ou não adiante.

 Todo processo possui suas regras específicas. Isso é bastante subjetivo. Quando as condições não estão automatizadas ou, no mínimo, documentadas, significa que elas estão na cabeça das pessoas. O que pode ser bastante perigoso, porque o ser humano falha, isso é normal.

 Automatizar as regras significa tornar o trabalho mais objetivo. Uma vez que o sistema direciona os processos garantindo que as regras sejam cumpridas rigorosamente. E as pessoas só precisam fazer o que está sendo pedido com muito mais tranquilidade. Simples assim!

Leia mais: O que são regras de negócios na gestão de processos e qual sua importância?

Automação de processos de negócios

 Existem vários tipos de processos: industriais, gerenciais, operacionais, etc. Automatizar processos de negócios é o mesmo que resolver problemas de áreas como marketing, RH, financeiro, compras, comercial e etc.

Para cada um desses departamentos há soluções para problemas específicos. A automação de processos de negócios é um excelente caminho para acelerar resultados e tornar as empresas mais competitivas, seja em processos de core business ou em processos secundários.

Pronto para o próximo nível da transformação digital do seu negócio?

Se você chegou até aqui eu quero te presentear por ter passado esse tempo aqui comigo aprendendo mais sobre automação de processos. Vou deixar aqui embaixo um link para você experimentar o Holmes, uma ferramenta que atende a esses três tipos de automação que foram citados aqui.

O Holmes é um sistema BPMS que ajuda empresas a terem mais controle e organização nos documentos, tarefas e processos do dia a dia. Preencha o formulário e comece o seu teste de 15 dias grátis. 

O que mais você gostaria de saber sobre automação de processos? Deixe nos comentários e vamos completar esse artigo juntos. 🙂